Migliora la sicurezza nei tuoi incassi online

La gestione degli incassi è una delle parti più delicate dell’affitto turistico. Operazioni come acconti, saldo dell’importo residuo della prenotazione, depositi cauzionali, tasse turistiche, il pagamento di servizi extra… e tutte queste ripartite tra bonifici, Bizum, contanti al check-in o messaggi sparsi di promemoria via email, WhatsApp o telefonate. Oltre a richiedere tempo, tutte queste operazioni o modalità di ricevere i relativi pagamenti aprono la porta ad errori, mancati pagamenti o malintesi con i tuoi ospiti.

Se ti senti così e hai bisogno di un po’ di aiuto per migliorare la tua situazione, in questo articolo ti raccontiamo come migliorare la sicurezza nei tuoi incassi online e la soluzione che può aiutarti a semplificare questa parte chiave della tua gestione quotidiana.

 

 

Individua i rischi del tuo attuale modo di riscuotere

Per avere chiaro che devi migliorare la sicurezza dei tuoi incassi, è importante che prima ti fermi a riflettere e identifichi quali sono i problemi del continuare a lavorare nel modo in cui lo fai, cioè richiedendo bonifici, pagamenti in contanti… e dovendo tracciare tutte quelle operazioni. Dunque, quali sono alcuni degli aspetti che ti sottraggono tempo e ti causano un mal di testa?

• Bonifici che impiegano ad arrivare o che non vengono mai effettuati.
• Pagamenti in contanti con scarsa tracciabilità oltre a un foglio o un messaggio (o può darsi che il viaggiatore dimentichi i soldi e tu debba tornare in un altro giorno del soggiorno perché ti paghi).
• Note manuali su un quaderno o Excel che si possono perdere o dimenticare.

Sono alcuni degli esempi che, molto probabilmente, ti saranno capitati almeno una volta e con cui devi continuare a confrontarti nella tua quotidianità, ma… cosa provocano?

• Mancanza di controllo su quali prenotazioni sono realmente incassate e per quali manca ancora qualche importo.
• Errori umani negli importi, nelle date o nei concetti.
• Conflitti con gli ospiti quando non hanno una ricevuta chiara del pagamento.

Se questo ti sta succedendo – in misura maggiore o minore – il primo passo per migliorare è riconoscere che, se i tuoi incassi dipendono da promemoria manuali e metodi dispersivi, la tua operatività non è tanto sicura né professionale quanto potrebbe essere.

Riduci al minimo i contanti e l’esposizione dei dati sensibili

Oltre al fatto che è vero che portiamo sempre meno contanti con noi, non bisogna dimenticare che quando condividi il tuo IBAN via WhatsApp o email aumenta il rischio di errori nel fare il bonifico e che il pagamento non venga correttamente registrato. Senza dimenticare che, in fondo, stai esponendo informazioni che idealmente dovrebbero essere gestite in ambienti sicuri e protetti (e non in un messaggio di testo).

Per questo, la cosa più importante da tenere presente per migliorare la sicurezza dei tuoi incassi online è che è fondamentale ridurre al minimo l’uso del contante, fatto che inoltre eviterà il ritardo nel pagamento di qualsiasi importo se il viaggiatore ti dice di non avere soldi in quel momento, eviterai che l’ospite debba effettuare bonifici manuali. Pensa alla fiducia che mostreranno i viaggiatori nei tuoi alloggi se offri loro un gateway di pagamento sicuro, dove i dati della loro carta vengono elaborati in un ambiente certificato, senza che tu debba vedere o memorizzare tali informazioni da nessuna parte.

Lavorando in questo modo, la tua attività e i tuoi ospiti sono più protetti e i tuoi processi sono molto più solidi e trasparenti.

 

Centralizza tutti i tuoi pagamenti in un unico sistema

Un altro punto critico di sicurezza è la dispersione delle informazioni. Se, per essere sicuro di aver ricevuto il denaro dovuto per le diverse prenotazioni, devi controllare gli ultimi movimenti in banca, Bizum, le e-mail, i messaggi di testo, le note sul cellulare e la cassa in contanti (per citare alcuni esempi), è facile che qualcosa sfugga. Quindi, per ottenere controllo e sicurezza, il meglio è lavorare sempre con la stessa metodologia:

• Raccogli tutte le informazioni sui pagamenti in un unico pannello di gestione.
• Associa ogni incasso a una prenotazione concreta e a un concetto chiaro (deposito cauzionale, tassa turistica, extra…).
• Evita di dipendere da screenshot e giustificativi che puoi perdere.

Pensa che, più tutto è centralizzato, meno possibilità ci sono di commettere errori e più sarà facile dimostrare qualsiasi pagamento a un ospite o al tuo consulente.

Offri trasparenza e fiducia ai tuoi ospiti

La sicurezza negli incassi online non riguarda solo il “proteggerti” tu: ha anche a che fare con la percezione di professionalità che trasmetti ai tuoi ospiti; dopotutto, un processo poco chiaro (pagamenti a mano, note senza dettagli, messaggi sparsi) può generare dubbi.

Invece, se lavori con un sistema ordinato: indichi chiaramente cosa si addebita, quando e perché ai tuoi viaggiatori, consegni all’ospite una ricevuta del pagamento in modo automatico e resta una traccia chiara di ogni movimento, sia per lui che per te. Questa trasparenza riduce i reclami, offre tranquillità all’ospite e rafforza la tua reputazione come gestore o proprietario serio e professionale.

Pay by link: il modo semplice e sicuro di riscuotere online

Bene, abbiamo analizzato il problema e ora che ci siamo resi conto della situazione… come possiamo migliorarla? Come mettere tutto questo in pratica nella tua quotidianità? Abbiamo qualcosa di buono da raccontarti: in AvaiBook abbiamo lanciato Pay by link: uno strumento pensato affinché proprietari e gestori di affitti vacazionali riscuotano in modo sicuro, rapido e trasparente. In sostanza, Pay by link ti permette:

• Generare un link di pagamento con l’importo che desideri (quello corrispondente a un acconto, il resto della prenotazione, deposito cauzionale, tassa turistica, servizi extra…).
• Inviarlo via email, SMS o WhatsApp al tuo ospite.
• Che il viaggiatore paghi online con carta su una pagina sicura.
• Vedere il pagamento riflesso e associato alla sua prenotazione, senza dover fare altro e in modo che entrambe le parti ricevano la conferma che tutto è andato a buon fine.  

 

In che modo Pay by link ti aiuta a migliorare la sicurezza dei tuoi incassi?

Prima di entrare nei dettagli, pensa a cosa cambia nella tua operativa utilizzando Pay by link: smetti di dipendere dal contante e dai bonifici manuali (e dal loro monitoraggio), tutti gli incassi vengono registrati con il concetto che scegli per ogni prenotazione e, inoltre, sia tu che il tuo ospite avete una ricevuta chiara di ogni pagamento.

Partendo da questa base, Pay by link ti permette di rafforzare i seguenti aspetti importanti:

• Sicurezza: il pagamento viene processato su un gateway certificato, senza che tu debba gestire i dati sensibili.
• Trasparenza: il viaggiatore sa esattamente cosa sta pagando e riceve la conferma.
• Controllo: vedi a colpo d’occhio cosa è pagato e cosa resta da saldare per ogni prenotazione.
• Comodità: devi semplicemente creare il link, inviarlo e lasciare che l’ospite paghi in pochi secondi dal suo cellulare.

Inizia a riscuotere online con più sicurezza

Migliorare la sicurezza nei tuoi incassi online non richiede di cambiare tutto il tuo modello di business, ma di professionalizzare il modo in cui riscuoti: lavorare con meno denaro contante in mezzo e farlo in modo centralizzato, con maggiore tracciabilità e trasparenza, migliora la tua reputazione e il comfort per i tuoi ospiti.

Dopotutto, Pay by link è stato progettato per aiutarti a riscuotere meglio, con maggiore sicurezza e con processi chiari che tutelano sia la tua attività sia l’esperienza dei tuoi viaggiatori. Vuoi saperne di più sul nostro nuovo strumento? Se sei cliente, parla con il nostro team di supporto e loro ti spiegheranno dove puoi trovare Pay by link. Se ancora non lavori con AvaiBook, abbiamo due buone notizie: saremo lieti di mostrarti il nostro prodotto e, inoltre, se ti convince, ora puoi sottoscriverlo al miglior prezzo.