Contratto Booking per Proprietari: Scarica il Modello

Tutto ciò che devi sapere sul contratto di locazione turistica per Booking.com

Il contratto di affitto turistico che un proprietario redige per prenotazioni provenienti da Booking è un tema di grande importanza ed uno strumento fondamentale per chiunque gestisca una struttura ricettiva o un alloggio turistico. 

La gestione del contratto di prenotazione di una locazione turistica è fondamentale per garantire il successo del tuo business e la soddisfazione dei tuoi clienti. 

In questo articolo, esploreremo le caratteristiche principali di un contratto specifico per Booking, i vantaggi e le responsabilità dei proprietari, e forniremo alcuni consigli utili per gestirlo al meglio. Preparati a scoprire tutto ciò che devi sapere sul contratto Booking per proprietari e assicurati di avere tutte le informazioni necessarie per gestire con successo la tua attività nel settore turistico.

 

 

​Elementi chiave del contratto Booking

Esistono diversi elementi chiave che compongono un contratto di locazione turistica per prenotazioni di Booking ben strutturato, che sia chiaro e comprensibile sia per il proprietario che per il cliente. 

In questa sezione, analizzeremo alcuni di questi elementi chiave e forniremo consigli su come gestirli al meglio.

Prima di tutto, è importante includere nel contratto di Booking le informazioni di base relative alla struttura e al soggiorno. 

Queste informazioni possono includere:

• Nome e indirizzo della struttura
• Descrizione dell’alloggio e delle sue caratteristiche, più dettagli includi, più sarai protetto e tutelato
• Data di arrivo e partenza, possiamo includere qui anche i dettagli dell’orario di check-in e check-out
• Numero di ospiti della prenotazione in questione, ed anche della capienza massima
• Prezzo e modalità di pagamento, facendo riferimento alle date di scadenza per i pagamenti ed alle penali.

Oltre alle informazioni di base, è fondamentale inserire nel contratto Booking le condizioni generali che riguardano il soggiorno. 

Queste condizioni possono riguardare:

• Politiche di cancellazione e modifica
• Regole sulla responsabilità del proprietario e del cliente
• Condizioni per eventuali danni o furti
• Orari di check-in e check-out
• Politiche sugli animali domestici e sul fumo

Sappiamo che Booking.com è una piattaforma con speciale attenzione al viaggiatore, per questo motivo, e per essere sempre tutelato, è specialmente importante che siano ben chiare e appaiano nel contratto, firmate, le condizioni di prenotazione, modifica e cancellazione, senza lasciare spazio ad equivoci.

Infine, bisogna prendere anche in considerazione gli aspetti più legali del contratto per Booking.

Assicurati di includere le clausole legali necessarie per proteggere sia te stesso che il cliente in caso di controversie o problemi.

È consigliabile consultare un avvocato o un esperto in materia per redigere un contratto completo e adeguato alle leggi locali e nazionali.

Una volta compresi e inseriti tutti gli elementi chiave nel contratto di locazione turistica specifico per Booking, avrai uno strumento solido e completo che ti permetterà di gestire con successo le prenotazioni e le relazioni con i tuoi clienti. 

Ricorda che un contratto ben strutturato è fondamentale per garantire una buona esperienza sia per te che per i tuoi ospiti, e per assicurarti che la tua attività nel settore turistico sia duratura e redditizia.

 

Organizzazione dei pagamenti nel contratto

Un aspetto cruciale del contratto di affitto per Booking riguarda l’organizzazione delle commissioni, eventuali penali e i pagamenti, visto che siamo a conoscenza essere un argomento che porta sempre a molte incomprensioni e controversie, specialmente per prenotazioni di questa piattaforma.

È essenziale che queste informazioni siano chiare e comprensibili per entrambe le parti coinvolte, al fine di evitare possibili malintesi o conflitti. 

Per cominciare, è fondamentale specificare nel contratto qual è il calendario dei vari pagamenti applicato per la prenotazione dell’alloggio. 

Queste possono variare a seconda del servizio di prenotazione utilizzato e delle politiche interne della tua struttura. 

Alcuni esempi che potresti dover considerare includono:

• Pagamento dei servizi extra
• Penali e scadenze per la cancellazione
• Penali e scadenze per la modifica
• Deposito cauzionale
• Tasse locali e turistiche

In base a come gestisci la politica dei tuoi pagamenti online, con la comodità della programmazione delle riscossioni grazie al POS Virtuale di AvaiBook, o meno, è essenziale che i tuoi ospiti conoscano fin dall’inizio quali addebiti verranno effettuati nella loro carta e quando.

Ti consigliamo quindi di stabilire i termini di pagamento nel contratto di locazione turistica specifico per Booking. 

Questa pianificazione e chiarimento ti aiuterà ad evitare spiacevoli situazioni come il Chargeback, e di dover dare troppe spiegazioni all’ospite.

Questi termini possono riguardare la tempistica del pagamento, le possibili penalità per ritardi o mancati pagamenti e le politiche di rimborso.

Assicurati di includere queste informazioni in modo chiaro e dettagliato, in modo che il cliente sappia esattamente cosa aspettarsi e come procedere in caso di eventuali problemi o modifiche alla prenotazione.

Inoltre, un altro tra i fattori di maggiore importanza è definire chiaramente le modalità di pagamento accettate, nel tuo contratto di affitto per Booking.

Questo aiuterà a garantire che il cliente sia a conoscenza delle opzioni disponibili e possa scegliere quella più adatta alle proprie esigenze. 

Le modalità di pagamento possono includere:

• Carta di credito
• Visa
• Mastercard
• PostePay
• UnionPay
• American Express
• Carte virtuali

In questo modo,  sarai in grado di offrire un’esperienza trasparente e senza problemi ai tuoi ospiti. 

Questo ti consentirà di costruire una solida reputazione nel settore turistico e garantire una gestione efficace e redditizia della tua struttura ricettiva o alloggio turistico.

 

Responsabilità dei Proprietari

La gestione delle responsabilità è un aspetto fondamentale del contratto di affitto turistico che redigi per i tuoi ospiti di Booking, e per i proprietari di strutture ricettive e alloggi turistici. 

Essere consapevoli delle proprie responsabilità e assicurarsi che siano chiaramente definite nel contratto è essenziale per proteggere il tuo business e garantire una buona esperienza sia per te che per i tuoi ospiti. 

Innanzitutto, i proprietari sono responsabili di fornire un alloggio sicuro e adeguato ai loro ospiti. 

Questo include garantire che la struttura sia in buone condizioni, conforme alle normative locali e nazionali in materia di sicurezza e igiene, e dotata di tutti i servizi e le attrezzature necessarie per un soggiorno confortevole.

 Alcune delle responsabilità specifiche in questo ambito possono includere:

• Manutenzione e pulizia regolare della struttura
• Installazione e controllo dei dispositivi di sicurezza, come allarmi antincendio e rilevatori di monossido di carbonio
• Fornitura di lenzuola, asciugamani e altri articoli essenziali
• Assicurarsi che le aree comuni siano sicure e accessibili

Inoltre, i proprietari hanno la responsabilità di comunicare in modo chiaro e tempestivo con i loro ospiti. 

Questo include fornire informazioni dettagliate sulla prenotazione, rispondere alle domande e alle preoccupazioni degli ospiti e risolvere eventuali problemi che possano sorgere durante il soggiorno. 

Alcuni esempi di responsabilità in materia di comunicazione includono:

• Confermare le prenotazioni e fornire istruzioni per il check-in e il check-out
• Essere disponibili per rispondere alle domande e fornire assistenza se necessario
• Informare gli ospiti di eventuali modifiche o problemi che potrebbero influire sul loro soggiorno
• Risolvere eventuali reclami o controversie in modo professionale e tempestivo

Infine, l’essere consapevoli delle tue responsabilità legali e fiscali nel contesto del contratto per prenotazioni di Booking, può anche includere: 

• La registrazione della propria attività presso le autorità locali
• Il pagamento delle tasse e la conformità alle leggi e ai regolamenti applicabili. 

È importante consultare un avvocato o un esperto in materia per garantire che il tuo contratto di prenotazione e le tue pratiche commerciali siano conformi a tutte le leggi e i requisiti pertinenti.

 

Politiche di cancellazione e modifiche

Le politiche di cancellazione e modifiche sono un aspetto cruciale da risaltare, specialmente in un contratto specifico per ospiti che provengono da Booking.com.

Stabilire regole chiare e flessibili in merito a cancellazioni e modifiche può aiutare a prevenire malintesi e problemi tra proprietari e ospiti. 

Sebbene Booking.com sia una piattaforma che dà più visibilità agli annunci che danno maggiori vantaggi al viaggiatore, e quindi maggiore flessibilità di cancellazione, ricorda che devi scegliere un livello di flessibilità che sia adeguato alle esigenze della tua gestione.

Potresti commettere l’errore di scegliere politiche di cancellazione, modifica e pagamento troppo flessibili, e altrimenti rischi di perderci, a cambio di un po’ di più di visibilità.

Prima di tutto, è fondamentale definire le condizioni di cancellazione nel contratto di affitto della tua struttura. 

Queste condizioni dovrebbero stabilire chiaramente le tempistiche e le circostanze in cui un ospite può cancellare la prenotazione e quali saranno le conseguenze finanziarie. 

Dovrai scegliere tra le alternative proposte nella piattaforma Booking.com, le più comuni sono:

• Cancellazione gratuita entro un determinato periodo prima dell’arrivo (ad esempio, 48 ore o 7 giorni)
• Penalità parziali per cancellazioni tardive (ad esempio, il 50% del costo totale del soggiorno)
• Penalità complete per cancellazioni effettuate dopo una certa data o in caso di mancata presentazione (no show)
• Rimborso totale o parziale in caso di circostanze eccezionali o imprevisti (come emergenze sanitarie o disastri naturali)

Oltre alle condizioni di cancellazione, è importante stabilire le politiche di modifica nel tuo contratto di locazione turistica specifico per Booking. 

Queste politiche dovrebbero indicare in quali circostanze gli ospiti possono apportare modifiche alla prenotazione, ad esempio, cambiare le date del soggiorno o il numero di ospiti, e se vi sono eventuali costi o restrizioni associate. 

Dovrai scegliere tra le alternative proposte nella piattaforma Booking.com, le più comuni sono:

• Modifiche gratuite entro un determinato periodo prima dell’arrivo
• Costi aggiuntivi per modifiche che comportano un aumento del numero di ospiti o una modifica della tipologia di alloggio
• Limitazioni sul numero di modifiche consentite o sulla flessibilità delle nuove date
• Politiche specifiche per modifiche legate a circostanze particolari (come viaggi di lavoro o eventi speciali)

Implementando politiche di cancellazione e modifiche chiare e flessibili nel contratto di affitto turistico che redigi per i tuoi ospiti di Booking, sarai in grado di gestire in modo efficace le situazioni impreviste e di offrire un’esperienza positiva, personalizzata e professionale ai tuoi ospiti.

 

Risoluzione di dispute e reclami

Nel settore turistico, è inevitabile che possano sorgere controversie o reclami tra proprietari e ospiti. 

Se dovessero avere luogo, puoi provare a rivolgerti all’assistenza di Booking, affinché ti fornisca una soluzione, l’ospite sicuramente adotterà questa soluzione.

Tuttavia, avere un processo di risoluzione delle dispute e dei reclami ben definito nel tuo contratto di locazione turistica per Booking potrebbe essere un punto chiave fondamentale per affrontare queste situazioni in modo efficace e garantire una soluzione soddisfacente per entrambe le parti. 

E soprattutto, per tutelarti, insieme ai tuoi interessi, essendo che anche l’ospite firma e quindi si dichiara conforme alle condizioni stipulate nel contratto.

Come prima cosa, è importante stabilire un canale di comunicazione chiaro e diretto per la gestione dei reclami. 

Questo può includere fornire un indirizzo e-mail, un numero di telefono o un modulo di contatto attraverso il quale gli ospiti possono presentare i loro reclami. 

Assicurati di rispondere tempestivamente alle comunicazioni e di affrontare le preoccupazioni degli ospiti in modo professionale e cortese.

Una volta ricevuto un reclamo, bisognerà valutare la situazione e determinare se il problema rientra nelle responsabilità del proprietario o dell’ospite. 

Le situazioni più comuni che sono oggetto di disputa includono:

• Condizioni insoddisfacenti dell’alloggio
• Manutenzione o pulizia inadeguate
• Problemi con i servizi o le attrezzature
• Disaccordi sul pagamento

Se il problema rientra nelle responsabilità del proprietario, è importante prendere provvedimenti per risolvere la situazione e, se necessario, offrire un rimborso o un indennizzo all’ospite. 

Ti consigliamo di trovare una soluzione insieme all’ospite, prima o senza l’intervento della piattaforma Booking.com, in questo modo darai un’immagine più professionale, ed avrai più possibilità di fidelizzare il cliente e lasciarlo soddisfatto.

infatti, una delle soluzioni che puoi proporre, è proprio uno sconto se ritorna a soggiornare nella tua struttura, o se prenota attraverso il tuo sito.

Cerca di analizzare al meglio la situazione, e sebbene si tratti di una disputa, non c’è motivo per cui non possa trasformarsi in una situazione per te vantaggiosa e di disintermediazione, attraverso un approccio proattivo e professionale nella gestione della disputa e reclamo.

Se il problema è causato dall’ospite, il proprietario può cercare di trovare un compromesso o, se necessario, avvalersi delle clausole legali del contratto stipulato per la locazione turistica per risolvere la disputa.

In ogni caso, è molto importante documentare sempre tutte le comunicazioni e le azioni intraprese durante il processo di risoluzione delle dispute. 

Questo può essere utile in caso di ulteriori reclami o controversie legali. 

Possiamo anche imparare da queste esperienze e apportare eventuali modifiche alle politiche o ai processi interni per prevenire problemi simili in futuro.

 

​Scarica il modello di contratto Booking 

Una volta comprese tutte le informazioni e le linee guida per creare un contratto di locazione turistica per i tuoi clienti di Booking, che sia efficace, potresti voler utilizzare un modello come punto di partenza ideale per semplificare il processo e garantire che il tuo contratto sia completo e professionale. 

Utilizzando un modello come base, sarai in grado di creare un contratto solido e dettagliato, in poco tempo, che ti aiuterà a gestire con successo le prenotazioni e le relazioni con i tuoi ospiti, garantendo al contempo la protezione del tuo business e la conformità alle leggi e ai regolamenti del settore turistico.

Scarica il nostro modello di contratto fac simile che puoi utilizzare per le tue prenotazioni provenienti da Booking.com. 

Assicurati semplicemente che sia aggiornato e conforme alle leggi e ai regolamenti locali e nazionali, e personalizzalo in base alle caratteristiche uniche della tua struttura e alle tue politiche specifiche.

Una volta scaricato, prenditi il tempo per rivederlo attentamente e apportare le modifiche necessarie. 

Ti ricordiamo i punti chiave che consideriamo che debbano essere presenti e sviluppati con speciale attenzione durante la personalizzazione del modello, che sono peraltro quelli specificati e dettagliati nei precedenti paragrafi:

• Informazioni di base sulla struttura e sul soggiorno
• Condizioni generali, come politiche di cancellazione e responsabilità
• Commissioni, pagamenti e termini di pagamento
• Processo di risoluzione delle dispute e gestione dei reclami

Una volta completato il tuo contratto di locazione personalizzato per Booking, è consigliabile farlo rivedere da un avvocato o un esperto del settore per garantire che sia conforme alle leggi e ai regolamenti applicabili e che copra adeguatamente tutte le responsabilità e le esigenze del tuo business.

 

Esclusione di responsabilità:

Questo è un esempio di contratto di locazione turistica. Quindi, è consigliabile consultare un esperto per redigere un documento personalizzato in base alle esigenze del proprietario e alla legislazione in vigore nella tua giurisdizione.