Migliora la sicurezza nei tuoi incassi online
16 Dicembre, 2025
Scritto da:
Business Development & Partnership
Articolo aggiornato il:17 Dicembre, 2025
Una buona lettera di benvenuto vale molto più delle poche righe da cui è composta: è il primo gesto che trasforma una prenotazione in una relazione. Che tu gestisca un hotel, un B&B, una casa vacanze o qualunque altro tipo di struttura turistica, la lettera di benvenuto stabilisce il tono del soggiorno, rassicura l’ospite e può già incidere su recensioni e ritorni futuri.
In questa guida troverai tutto ciò che serve per scrivere una lettera di benvenuto efficace, personalizzata e ottimizzata anche per la versione digitale, ed anche diversi esempi pratici, generali e in base alla tua tipologia.
Scarica il nostro template di lettera di benvenuto e personalizzalo in base alla tua struttura.
Perché una lettera di benvenuto è fondamentale
La lettera di benvenuto non è solo cortesia: è uno strumento strategico. Accoglie calorosamente l’ospite, riduce l’ansia da arrivo spiegando le prime informazioni utili, da sicurezza, suggerisce servizi aggiuntivi e crea una connessione iniziale un rapporto di fiducia e comunicazione.
Un messaggio ben calibrato, e sempre personalizzato, può aumentare la soddisfazione e favorire il passaparola, mentre un testo frettoloso o generico rischia di trasmettere disattenzione.
Può servire anche come presentazione dei servizi o dei prodotti offerti nella struttura, quindi, in questo senso, è un importante strumento di upselling e crosselling. Ed inoltre può essere molto efficace quando viene utilizzato con saggezza e attentamente pensato, perché se capace di catturare l’attenzione dell’ospite, farlo sentire a suo agio, e fornirgli tutto ciò di cui ha bisogno, può trasformarsi in un enorme vantaggio per te e per la gestione della tua struttura.
Quando e come inviare la lettera di benvenuto
Lo scopo pratico è chiaro: fornire le informazioni necessarie per partire con il piede giusto. Ma la lettera deve anche:
- instaurare empatia e dimostrare riconoscenza per la scelta fatta;
- anticipare esigenze comuni (check‑in, Wi‑Fi, regole della casa);
- presentare servizi distintivi e offerte;
- invitare al dialogo (contatti rapidi, segnalazione problemi);
- incoraggiare una recensione o un feedback alla fine del soggiorno.
La tempistica è un elemento cruciale: la lettera ideale non è solo quella lasciata in camera al check‑in, ma una combinazione di messaggi prima, durante e alla partenza. Prima dell’arrivo (e-mail o messaggio automatico 48–24 ore prima) è utile per confermare orari e dare indicazioni pratiche. All’arrivo, una versione cartacea o digitale crea l’effetto “benvenuto”. Durante il soggiorno, un breve promemoria su servizi o eventi può essere apprezzato. Infine, un messaggio post‑partenza chiude il cerchio.
Struttura ideale di una lettera di benvenuto
Una lettera efficace segue una struttura logica e facilmente leggibile. Ecco gli elementi essenziali da includere:
- Apertura e saluto personalizzato: Apri con un saluto caloroso e personale: menziona il nome dell’ospite e, se possibile, un dettaglio della prenotazione (motivo del soggiorno, numero di notti). La personalizzazione dimostra attenzione e rompe il formalismo.
- Breve ringraziamento e presentazione: Dichiara in poche righe la tua gratitudine per la scelta della struttura e presenta te stesso o il team. Questo crea immediata vicinanza e mette l’ospite a proprio agio.
- Informazioni pratiche indispensabili: Chi chiarisce subito come procedere con il Wi‑Fi, come contattare il personale, orari di colazione e check‑out e semplici regole della casa risparmia all’ospite dubbi e telefonate. Sintetizza queste informazioni in modo chiaro, senza appesantire la lettura.
- Servizi, consigli locali e opportunità: Dopo gli aspetti pratici, suggerisci ciò che rende unica la permanenza: il servizio in camera, escursioni consigliate, ristoranti vicini o attività locali. Qui puoi inserire una proposta di upselling (es. colazione in camera, visite guidate) ma sempre con tono non invadente.
- Chiamata all’azione e contatti: Invita l’ospite a contattarti per qualsiasi necessità e rendi immediato l’accesso: numero diretto, orari reperibilità e canali preferiti (telefono, WhatsApp, app). Una frase che incoraggia a segnalare eventuali problemi prima che diventino recensioni negative è molto utile.
- Chiusura e firma autentica: Concludi con una frase che ribadisca il piacere di ospitarlo e firma a nome reale (non solo “La Direzione”), magari con una foto o un riferimento personale se lo stile della struttura lo consente. Questo rafforza la connessione umana.
Fare una buona prima impressione diventa fondamentale per molti motivi. È un qualcosa che indirizzerà la vacanza dei tuoi ospiti in un verso o nell’altro, e di conseguenza anche la loro opinione sul tuo alloggio, il fatto che ne parlino ad amici e parenti, ecc.
Esempi pratici di lettera di benvenuto
Come abbiamo spiegato, le lettere o messaggi di benvenuto sono un importante canale di comunicazione con i clienti. Vista l’importanza di questo impatto, bisogna studiarle bene e scriverle in modo accattivante.
Ricorda che l’aspetto conta. Se la lettera è cartacea, scegli carta e stampa coerenti con il brand; se è digitale, cura la formattazione per mobile. Usa paragrafi brevi, titoli interni e una tipografia chiara: la facilità di lettura aumenta l’attenzione e riduce le richieste di assistenza.
Anche Il linguaggio deve rispecchiare l’identità della struttura. Un hotel di lusso richiederà un tono formale e raffinato; un B&B famigliarità e calore; una casa vacanze, concretezza e senso pratico. L’autenticità è sempre la regola: evita frasi fatte e prediligi un tono che rispecchi ciò che i tuoi ospiti troveranno sul posto.
Abbiamo identificato 5 categorie delle quali ti presentiamo esempi concreti che puoi adattare alla tua gestione: lettera di benvenuto per clienti nuovi, per clienti fedeli, per Hotel, per B&B e per Case Vacanze. Ti invitiamo a scoprirle insieme a noi!
Esempio di lettera di benvenuto ai nuovi clienti
Con un nuovo cliente, l’importanza del messaggio di benvenuto è ancora maggiore, in quanto vogliamo fare la miglior impressione possibile per far sì che ritornino. Consigliamo anche di abbinare anche un kit di benvenuto, magari con qualche prodotto locale, o con qualche gadget speciale, per far meravigliare l’ospite ancora di più.
Questo potrebbe essere un esempio:
Gentile [Nome dell’ospite],
Grazie di cuore di averci scelto per trascorrere la sua vacanza. Siamo lieti di averla con noi e desideriamo offrirle un’esperienza unica ed indimenticabile in [indirizzo esatto della proprietà].
Speriamo che si senta come a casa fin dal primo momento. Abbiamo preparato tutto con la massima cura per garantire che il suo arrivo sia il più confortevole e piacevole possibile. Siamo orgogliosi della pulizia e dell’attenzione ai dettagli nel nostro alloggio e speriamo che lo apprezzi quanto noi.
Di seguito troverà informazioni utili riguardo al funzionamento degli elettrodomestici e alle strutture dell’appartamento:
- Wi-Fi: Nome della rete e password
- Aria condizionata: Istruzioni per l’uso
- Lavatrice: Istruzioni per l’uso
- Televisione: Lista dei canali e come utilizzare il telecomando
Desideriamo che questo spazio sia un luogo di relax e godimento durante il suo soggiorno. La preghiamo di rispettare le regole della casa, che troverà in un documento separato. La sua considerazione e rispetto sono molto apprezzati.
Inoltre, desideriamo fornirle i nostri dettagli di contatto per qualsiasi domanda o assistenza possa necessitare durante il suo soggiorno:
Nome del proprietario o gestore: [nome]
Telefono: [numero di telefono]
Email: [indirizzo email]
Se desidera fare qualche attività tra quelle proposte di seguito, non esiti a contattarci: [Inserire raccomandazioni locali qui].
Se ha domande, dubbi o se c’è qualcosa che possiamo fare per migliorare la sua esperienza, non esiti a contattarci. La sua comodità e soddisfazione sono la nostra priorità.
Le auguriamo un meraviglioso soggiorno nel nostro appartamento. Speriamo che goda di tutto ciò che la nostra proprietà e la zona hanno da offrire.
Con i nostri migliori auguri,
[Il tuo nome]
Esempio di lettera di benvenuto a clienti fedeli
Uno dei passaggi di vendita più difficili oggigiorno è la fidelizzazione, ovvero far sì che un cliente ritorni presso il tuo alloggio, che vinca quella fortissima curiosità di scoprire nuovi posti, che gli sia piaciuto talmente tanto stare da te che ti scelga di nuovo. Quando un’ospite ritorna, è una grande vittoria per te, che deve essere celebrata anche con un grande ringraziamento e magari anche con un dettaglio speciale, un piccolo regalo, o un kit di benvenuto personalizzato.
Questo potrebbe essere un esempio:
Gentile [Nome dell’ospite],
Siamo immensamente lieti di rivederla e di poterla ospitare di nuovo. La ringraziamo per averci scelto nuovamente per trascorrere le sue vacanze presso [indirizzo esatto della proprietà].
Faremo tutto il possibile per offrirle un’esperienza ancora più unica ed indimenticabile rispetto alla precedente, e vogliamo dimostrarle la nostra profonda gratitudine.
Desideriamo darle di nuovo il nostro più caloroso benvenuto.
Le ricordiamo che, se dovesse avere bisogno di ristoranti, supermercati o negozi, può trovarli qui vicino, presso [inserire luoghi specifici qui].
Se desidera fare qualche attività o esperienza specifica nella nostra zona, non esiti a contattarci: [Inserire raccomandazioni locali qui].
Al termine del suo soggiorno, se desidera fornirci un feedback sulla sua esperienza e qualche consiglio su come possiamo migliorare i nostri servizi, saremo lieti di riceverlo. La sua opinione è preziosa per noi.
Per qualsiasi necessità o assistenza, non esiti a contattare il nostro servizio clienti.
Nome del proprietario o gestore: [nome]
Telefono: [numero di telefono]
Email: [indirizzo email]
Ancora una volta, la ringraziamo per la fiducia riposta in noi e le auguriamo un meraviglioso soggiorno.
Con stima,
[Il tuo nome]
[Il tuo titolo]
Esempio di lettera di benvenuto per Hotel
La lettera di benvenuto per un Hotel, oltre al classico e caloroso benvenuto, dovrebbe presentare tutti i servizi offerti dalla struttura che il cliente possa usufruire, magari anche con una mappa di dove si trovano e gli orari in cui sono disponibili. Ad esempio, informazioni sul ristorante dell’hotel, le attività proposte nelle zone limitrofe, oppure, gli orari delle pulizie e altri dettagli pratici.
Inoltre, è sempre piacevole per l’ospite ricevere all’arrivo piccole attenzioni come la proposta di un drink di benvenuto insieme al messaggio. È importante che la lettera rispecchi il tono e lo stile dell’hotel, quindi, un albergo di lusso potrebbe optare per un tono formale e professionale, mentre un hotel più giovane e moderno potrebbe scegliere una comunicazione più informale e amichevole.
Puoi trovare maggiori dettagli e consigli, e degli esempi specifici nell’articolo dedicato alla lettera o messaggio di benvenuto per Hotel.
Scarica il nostro PDF fac simile personalizzabile di lettera o messaggio di benvenuto per Hotel.
Scegli quello che si adatta maggiormente alle tue esigenze.
Esempio di lettera di benvenuto per B&B
Trattandosi di una tipologia di struttura che si distingue per il suo calore e atmosfera, è proprio questo che vogliamo trasmettere all’ospite in una lettera di benvenuto per un B&B. L’ideale è inserire un messaggio personale dei proprietari, magari anche informazioni sulla storia e le caratteristiche della casa, o consigli su luoghi da visitare nel quartiere.
È fondamentale costruire una connessione immediata con l’ospite, presentandosi apertamente e offrendosi per qualsiasi necessità. Ricorda, il valore del B&B sta nell’esperienza unica e personale che offre. Puoi trovare maggiori dettagli e consigli, e degli esempi specifici nell’articolo dedicato alla lettera o messaggio di benvenuto per B&B.
Scarica il nostro PDF fac simile personalizzabile di lettera o messaggio di benvenuto per B&B.
Scegli quello che si adatta maggiormente alle tue esigenze.
Esempio di lettera di benvenuto per Case Vacanze
L’obiettivo di una Casa Vacanze è quello di farti sentire come a casa tua, con tutte le comodità e la privacy, ma nel luogo che hai prescelto per le tue vacanze. Per questo motivo, la lettera di o messaggio di benvenuto di questo tipo di alloggio, deve essere redatto e pensato con questa finalità.
Un’opzione sarebbe quindi includere dettagli sulla casa, come il funzionamento degli elettrodomestici, e informazioni pratiche sul quartiere, o magari sui trasporti. Consigliamo anche di aggiungere consigli personalizzati sulla zona, come le migliori spiagge, o sentieri, o attività da non perdere, ristoranti locali, e qualunque tipo di esperienze turistiche uniche nelle vicinanze. Questo può rendere il soggiorno dell’ospite più ricco e piacevole.
Puoi trovare maggiori dettagli e consigli, e degli esempi specifici nell’articolo dedicato alla lettera o messaggio di benvenuto per Case Vacanza.
Scarica il nostro PDF fac simile personalizzabile di lettera o messaggio di benvenuto per B&B.
Scegli quello che si adatta maggiormente alle tue esigenze.
Conclusione
Non possiamo quindi discutere l’importanza e la centralità della lettera o messaggio di benvenuto nell’esperienza turistica. È anche un invito a godersi la vacanza e l’esperienza, ed un modo per mostrare apprezzamento sincero. Questi dettagli sono la chiave per ottimizzare l’esperienza del cliente, e, perché no, cercare di ottenere la nostra recensione positiva.
Ecco perché è fortemente raccomandato che i professionisti del turismo non trascurino questa fase cruciale e importante. Rafforza il legame con il tuo ospite, rendi il loro soggiorno un’esperienza indimenticabile che inizia con un caloroso e personalizzato benvenuto.
Evita testi troppo generici o informazioni incomplete. Non dimenticare orari essenziali, contatti diretti e le regole della casa. Non essere eccessivamente promozionale: la lettera è prima di tutto un atto di cura, non un volantino pubblicitario.
Infine, per sapere come migliorare, misura l’impatto: monitora il numero di richieste di assistenza al check‑in, il tasso di utilizzo dei servizi promossi, il feedback diretto e le recensioni online. Piccole modifiche testate nel tempo possono far emergere il tono e l’approccio più performante.
