L’importanza e i vantaggi delle e-mail automatiche

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17 Agosto, 2021

L’importanza e i vantaggi delle e-mail automatiche

Scritto da:

Adriana Silva

Customer Service

 

Le nuove misure innescate dalla pandemia ci hanno costretto a reagire rapidamente e hanno comportato un grande sforzo di trasformazione digitale. Il nostro obiettivo principale è quello di ridurre il flusso di lavoro, ridurre i tempi di gestione e aumentare la sicurezza dei viaggiatori. Un modo per farlo è attraverso i processi di automazione.

Oggi vogliamo parlarvi delle email automatiche, che vengono inviate dal sistema seguendo una regola prestabilita e che vi aiuteranno nella comunicazione con i vostri clienti. È abbastanza diffuso il pensiero che l’utente rifiuti la comunicazione automatizzata perchè considera che sia fredda e distante. Cosa offre quindi il sistema di emails automatiche per aggirare questo ostacolo?

Molto semplice: una comunicazione veloce, dinamica e concisa ma allo stesso tempo totalmente personalizzata per trasmettere al cliente le informazioni necessarie al momento giusto. Tutto questo migliorerà le opinioni dei viaggiatori, l’immagine della vostra marca e, in definitiva, il vostro business.

 

Come rendere efficace questo tipo di comunicazione?

Per mantenere una comunicazione efficace non basta scrivere bene, è importante creare email efficaci che raggiungano l’obiettivo desiderato. Una email ben strutturata ci aiuterà a generare engagement : l’ospite si sentirà coccolato, seguito e ben accolto.

Come rendere efficace questo tipo di comunicazione?

È essenziale avere uno strumento che vi permetta di automatizzare il flusso di email, ed è molto importante che vi offra la possibilità di personalizzare dettagli come:

  • Parametri dinamici, chiave della personalizzazione: si tratta della possibilità di inserire nel modello di email informazioni specifiche sul viaggiatore, l’alloggio, la prenotazione. Anche se si tratta di un template, è importante rivolgersi al cliente per nome, e dargli dettagli riguardo l’alloggio che ha prenotato e la sua prenotazione. Dimostrerete una maggiore professionalità e vi avvicinirete di più il vostro ospite.
  • Multi-lingua intelligente: è importante rivolgersi al viaggiatore nella sua lingua, per questa ragione è necessario creare templates in multi-lingua. Altro aspetto utile è quello di poter configurare una lingua “predefinita”, in modo che se non esiste il modello nella lingua del viaggiatore sarà inviato in una lingua specifica, come l’inglese.
  • Contenuto ricco e allegati: per dare un’ottima impressione è importante poter inviare e-mail che includano contenuti come immagini, diversi tipi di testo colorato, link e contenuti multimediali. Inoltre è importante poter allegare dei file come per esempio il contratto di locazione. Questo tipo di configurazione vi farà anche risparmiare molto tempo.
  • Regole di invio precise: a precisione e i dettagli fanno la differenza. È fondamentale poter determinare con precisione quando inviare un’email, avere la possibilità di configurare email diverse a seconda dell’origine della prenotazione (ota, pagina web, ecc) o a seconda della struttura.

Avendo a disposizione uno strumento che offre tutte queste possibilità, entrano in gioco creatività, capacità di comunicazione e professionalità nella scrittura delle e-mail. L’invio di informazioni interessanti e personalizzate e un lavoro costante da parte vostra rafforzano il coinvolgimento del cliente con la vostra marca.

 

Quali email automatizzare?

È essenziale sapere quali tipi di email automatizzare, come personalizzarle e quali informazioni il cliente si aspetta. Questo faciliterà la gestione e farà risparmiare molto tempo. Di seguito, vedremo alcuni degli esempi più utilizzati per il nostro settore:

 

  • Email di conferma

Si tratta del primo contatto con il viaggiatore dopo aver effettuato una prenotazione: una mail di conferma rassicura il cliente. Questa email è molto importante, soprattutto quando la prenotazione non è stata fatta attraverso il vostro sito web, perché un viaggiatore che ha prenotato attraverso un portale potrebbe non conoscere ancora la vostra marca. Questa email deve essere orientata a dare al cliente la tranquillità di aver fatto la scelta giusta, sapere che c’è un team che sta lavorando per il suo futuro soggiorno, mostrare trasparenza, vicinanza e professionalità.

Un altro degli obiettivi fondamentali di questa e-mail è lo scambio di canali di comunicazione diretta (telefono ed e-mail). Strategicamente è importante, soprattutto se avete ricevuto la prenotazione attraverso un portale. Le Ota infatti cercano di mantenere la comunicazione attraverso i loro sistemi di messaggistica, che sono certamente efficaci, ma avere i dati di contatto diretto del cliente e che il cliente abbia i vostri è sicuramente un vantaggio. Inoltre è importante per effettuare future azioni di comunicazione e marketing, oltre a guadagnare agilità nella comunicazione.

Quindi il nostro consiglio è di preparare delle mail in cui mostrate la vostra marca, la vostra vicinanza e la vostra disposizione a fare del soggiorno del vostro ospite un’esperienza da ricordare. Vi consigliamo di inviarla ad ogni nuova prenotazione, di personalizzarla e differenziarla per ogni canale di vendita.

 

  • Promemoria o notifiche via e-mail

Sono importanti per mantenere il contatto con i clienti e fornire informazioni utili dal momento della prenotazione fino alla data del soggiorno. Si tratta di e-mail che apportano un grande valore: potete usarle per dare informazioni importanti o offrire un servizio aggiuntivo che può essere di interesse. Vi consigliamo di programmare l’invio di alcune email alcuni giorni dopo la prenotazione e prima della data di arrivo, per mantenere vivo il contatto e la relazione con il cliente. Queste e-mail sono ideali per:

  1. Conoscere meglio i vostri clienti e personalizzare la loro esperienza. Potete chiedere loro i motivi del viaggio, se viaggiano con bambini o animali domestici, ecc. in modo da personalizzare alcuni dettagli per sorprenderli. Questo tipo di email e la loro corretta gestione, vi avvicinerà all’eccellenza.
  2. Anticipare il processo di check-in, in modo che l’arrivo dell’ospite sia il più agile possibile e completamente automatizzato. Chiedere loro di compilare i dati vi aiuterà a realizzare il check-in online, allegerendo un momento di solito noioso dell’accoglienza.
  3. Offrire informazioni sull’alloggio e l’ambiente, in modo che gli ospiti comincino a conoscere il posto e si entusiasmino per il loro soggiorno.
  4. Offrire informazioni sui luoghi di interesse vicini e sulle attività turistiche che si possono trovare sul posto.

 

  • Email di benvenuto

La comunicazione con i clienti 24-48 ore prima del loro arrivo è essenziale per creare un’immagine di marca. Un messaggio di benvenuto vi permetterà di ottenere questo risultato, trasmettendo professionalità e vicinanza.

In questo modello si consiglia di includere tutto ciò di cui il cliente avrà bisogno per raggiungere l’alloggio, il punto d’incontro se necessario, ecc. Pensate che questo è un momento importante per i clienti, che finalmente stanno per iniziare il loro soggiorno e sono eccitati, forse anche un po’ stressati per il viaggio. Quindi, è importante essere avvicinabili, accessibili, ottimisti e disposti ad aiutarli per rendere perfetto il loro soggiorno. Se non l’avete fatto prima, è un buon momento per dare loro i vostri contatti (telefono, e-mail) in modo che la comunicazione possa essere diretta e agile.

 

  • Email durante il soggiorno

Il soggiorno è il momento in cui avviene l’esperienza del cliente e a cui di solito si presta poca attenzione. Vi consigliamo di programmmare un messaggio per chiedere all’ospite come sta andando il soggiorno, se ha bisogno di qualcosa, ecc. Mostrete in questo modo vicinanza e attenzione. Altro condiglio: siate reperibili. Ci sono momenti in cui l’ospite può avere un dubbio o un problema e in quel caso è importante sapere che potrà contare su di voi.

 

  • Email di ringraziamento

Si tratta di e-mail che hanno un impatto molto positivo e vi aiuteranno a stabilire una relazione futura con il cliente, oltre a ottenere un prezioso feedback. L’ideale è inviarle dopo il soggiorno, si consiglia 24-48 ore dopo il check-out, per ringraziare il cliente per la sua fiducia e per chiedere la sua opinione sincera.

Non dimenticate che il feedback dei clienti è lo strumento più importante che avete per migliorare. Avere recensioni positive dei clienti migliora la vostra reputazione, vi rende più visibili sui portali e quindi vi aiuterà a vendere di più. Il nostro consiglio è di chiedere un feedback onesto e diretto. Se il cliente è stato soddisfatto, invitatelo a lasciare una recensione sul vostro sito web, o sul portale attraverso il quale ha prenotato.

Questa è un’ottima occasione per continuare a promuovere la vostra marca e approfittare dell’opportunità di fare loro un’offerta da usare per un prossimo soggiorno: è un’ottima strategia di fidelizzazione. Vi consigliamo di leggere la nostra guida per gestire le recensioni negative e trarne il massimo vantaggio.

 

Chiavi per email personalizzate

Come abbiamo già detto, creare delle email personalizzate rafforzerà il rapporto con il viaggiatore e il suo legame con la nostra marca.

  • L’ oggetto della mail

L’oggetto è ciò che l’ospite visualizza per primo. Se è breve e conciso sicuramente catturerà di più l’attenzione. Un gran numero di clienti usa piccoli dispositivi come tablet o telefoni cellulari, quindi spesso i messaggi troppo lunghi si visualizzano male. L’ideale sarebbe non superare i 50 caratteri. Dovete cercare il modo di distinguere le vostre email dalle altre, attirando l’attenzione in modo innovativo.

  • Promuovete l’immagine della vostra marca attraverso le reti sociali

Includendo nella email i pulsanti legati ai vostri profili social permetterete la diffusione della vostra marca, incoraggerete la condivisione dei vostri contenuti, e creerete un legame coi vostri leads fino a farli diventare vostri clienti.

  • Possiamo rendere una mail divertente?

L’umorismo è sempre una buona strategia, ma deve essere originale e accurato, senza causare saturazione e stanchezza. Se non riusciamo a creare il contenuto adeguato, rischiamo di ottenere il risultato opposto a quello desiderato. Dobbiamo riuscire a creare messaggi innovativi anche per comunicare messaggi di routine.

In AvaiBook abbiamo a disposizione degli invii di prova, che vi permetteranno di visualizzare un’anteprima delle email per assicurarvi che tutto sia perfetto.

  • Innovazione e creatività

Il design permette di sperimentare una vasta gamma di possibilità. L’obiettivo principale è quello di far risaltare la vostra email nella casella di posta dei vostri ospiti,e catturare la sua attenzione.

  • Attenzione al copyright

È molto importante che il messaggio che vogliamo trasmettere arrivi correttamente al destinatario. Il contenuto e il copyright vanno di pari passo, poiché il primo fornirà un valore ai nostri clienti in quanto informa, educa o intrattiene, e il secondo sarà responsabile di rendere il nostro contenuto attraente, persuadere e vendere.

  • Scegliere la sequenza di email

Ultimo ma non meno importante, essere costanti ma non invadenti. Ponderate bene i contenuti che volete trasmettere e non usate le email solo per informazioni di routine. Sfruttare al massimo questo strumento può essere molto utile per creare un legame con il cliente e diffondere la votra marca.

Restare in contatto coi propi ospiti, comunicare in modo rapido e semplice ogni volta che ne avete necessità, configurare messaggi, automatizzarli e configurarli a seconda del canale, poterli disattivare se ce n’è bisogno sono cose fondamentali per la professionalizzazione del nostro alloggio. Con AvaiBook è possibile tutto questo e molto di più.

 

“Adattarsi alle nuove esigenze del mercato, scommettere sull’aumento dei profitti ci posiziona al di sopra della concorrenza.”