Messaggi automatici per affitti turistici: come utilizzarli

 

Gestire la comunicazione con gli ospiti può richiedere molto più tempo di quanto sembri: conferme, pagamenti in sospeso, dati per il check-in, istruzioni per l’arrivo, domande durante il soggiorno o indicazioni per il check-out sono messaggi che si ripetono praticamente in ogni prenotazione.

Automatizzarli permette di inviare le informazioni giuste al momento giusto, senza dover preparare manualmente ogni singolo messaggio. E non parliamo solo di email: con un sistema di messaggi automatici, il contenuto può essere inviato attraverso il canale corrispondente a ogni prenotazione, sia via email sia tramite i sistemi di messaggistica di portali come Booking.com o Airbnb

L’obiettivo non è comunicare di più, ma farlo meglio: risparmiare tempo nelle attività ripetitive, mantenere informato l’ospite e personalizzare ogni messaggio in base alla prenotazione, all’alloggio o al momento del soggiorno. Tutto questo contribuirà a migliorare le recensioni degli ospiti, l’immagine del tuo brand e, in definitiva, la tua attività

 

Quali messaggi dovresti automatizzare

È fondamentale decidere quali messaggi vale la pena automatizzare, personalizzandoli e facendo arrivare all’ospite le informazioni di cui ha bisogno in ogni momento. Questo permette di risparmiare tempo nella gestione e mantenere una comunicazione più costante durante tutto il ciclo della prenotazione

• Messaggio di conferma

Il primo contatto dopo la prenotazione è essenziale per trasmettere fiducia, soprattutto per le prenotazioni via OTA. Serve a presentare il tuo alloggio o brand, confermare la corretta ricezione della prenotazione e condividere le informazioni più utili.

Includi i dati principali, le date del soggiorno, i prossimi passaggi e un contatto per eventuali necessità. Invia il messaggio tramite lo stesso canale della prenotazione e prepara modelli diversi in base all’alloggio, al canale di vendita o al tipo di prenotazione.

• Messaggio di benvenuto

La comunicazione 24-48 ore prima dell’arrivo rafforza l’immagine del brand. Il messaggio di benvenuto ti permette di trasmettere professionalità e vicinanza.

Includi le indicazioni per raggiungere l’alloggio, l’eventuale punto d’incontro e i contatti utili. L’ospite può essere entusiasta ma anche stressato dal viaggio: mostrati quindi disponibili, vicini e pronti ad aiutarlo affinché il soggiorno sia perfetto.

• Messaggi di promemoria o notifica

Sono utili per mantenere il contatto con gli ospiti dalla prenotazione all’arrivo, ricordare informazioni, richiedere dati e proporre servizi aggiuntivi. Puoi programmarli automaticamente in diversi momenti prima del soggiorno:

1. Conoscere meglio gli ospiti per personalizzare la loro esperienza. Puoi chiedere il motivo del viaggio, se viaggiano con bambini o animali domestici, ecc. In questo modo potrai personalizzare alcuni dettagli per sorprenderli. Questo tipo di messaggi, se gestito correttamente, ti aiuterà a migliorare l’esperienza degli ospiti e la tua reputazione
2. Anticipare il processo di check-in, affinché l’arrivo sia il più semplice possibile e possa essere anche completamente automatizzato. Chiedere all’ospite di completare i dati dei viaggiatori ti aiuterà a gestire il check-in online, semplificando uno dei momenti più delicati dell’esperienza
3. Offrire informazioni dettagliate sull’alloggio e sui dintorni, affinché l’ospite possa iniziare a conoscere la destinazione e prepararsi al soggiorno
4. Offrire informazioni sui luoghi di interesse nelle vicinanze e sulle attività turistiche disponibili in zona

• Messaggi durante il soggiorno

Durante il soggiorno, un semplice messaggio per chiedere come sta andando e se l’ospite ha bisogno di qualcosa dimostra attenzione e disponibilità. Può inoltre far emergere dubbi o piccoli problemi che, se ignorati, potrebbero compromettere l’esperienza.

• Messaggio di ringraziamento

I messaggi post-soggiorno aiutano a mantenere il rapporto con l’ospite, raccogliere feedback e invitare a lasciare una recensione, ad esempio 24-48 ore dopo il check-out.

Il feedback dei tuoi ospiti è una fonte di informazioni molto utile per continuare a migliorare. Le recensioni rafforzano inoltre reputazione e visibilità: facilita la loro pubblicazione e ricorda di gestire anche le recensioni negative. Puoi anche incentivare future prenotazioni dirette.

Consigli per creare buoni messaggi automatici

Una buona automazione non dipende solo dal momento in cui viene inviato un messaggio, ma anche da come viene scritto. Ecco alcuni consigli affinché i tuoi modelli siano utili per l’ospite e ti aiutino a mantenere una comunicazione coerente durante tutto il soggiorno

• L’oggetto

Quando il messaggio viene inviato via email, l’oggetto deve spiegare chiaramente cosa troverà l’ospite. Cerca di mantenerlo breve, diretto e facilmente riconoscibile: “Completa il check-in prima dell’arrivo” può essere molto più utile che cercare di attirare l’attenzione con un oggetto eccessivamente creativo. Tieni inoltre presente che molti ospiti consulteranno questi messaggi dallo smartphone, quindi è consigliabile inserire le informazioni più importanti all’inizio

• Mantieni l’identità del tuo brand

Anche se l’invio è automatizzato, l’ospite deve riconoscere lo stile comunicativo del tuo alloggio o del tuo brand. Mantieni un tono coerente in tutti i tuoi modelli e adatta il linguaggio al tipo di ospite e al momento del soggiorno. Automatizzare una comunicazione non significa renderla impersonale: i parametri della prenotazione permettono di includere informazioni specifiche su ogni ospite e alloggio

• Mantieni un tono vicino e naturale

Non tutti i messaggi devono avere un tono amministrativo. Puoi utilizzare un linguaggio vicino e naturale, purché sia coerente con il tuo brand e con le informazioni che stai comunicando. Un messaggio di benvenuto può avere un tono più informale rispetto a un promemoria di pagamento o alle istruzioni di accesso. L’importante è adattare la comunicazione al contesto senza perdere chiarezza

• Controlla i messaggi prima di attivarli

Prima di attivare un modello, verifica come l’ospite riceverà il contenuto, che i parametri vengano visualizzati correttamente e che link, istruzioni e informazioni importanti funzionino come previsto. Fare una prova prima di automatizzare l’invio ti aiuterà a individuare eventuali errori che, una volta attivato il modello, potrebbero ripetersi in molte prenotazioni

• Dai priorità alla chiarezza

L’obiettivo principale non è creare il messaggio più originale, ma fare in modo che l’ospite capisca rapidamente cosa deve sapere o fare. Utilizza paragrafi brevi, metti in evidenza le informazioni importanti ed evita di aggiungere contenuti che non apportano valore in quel momento della prenotazione

• Cura il copy

Ogni messaggio deve avere un obiettivo chiaro. Prima di scriverlo, chiediti di quali informazioni ha bisogno l’ospite e quale azione vuoi che compia dopo averlo letto. Utilizza un linguaggio semplice, diretto e coerente con il tuo brand. Se hai bisogno che completi il check-in, effettui un pagamento o consulti le istruzioni di accesso, fai in modo che questa azione sia facile da individuare

• Scegli bene la sequenza dei messaggi

Automatizzare non significa inviare più messaggi, ma creare una sequenza utile e non invasiva prima, durante e dopo il soggiorno. Grazie a regole e condizioni di invio, puoi evitare comunicazioni non necessarie, ad esempio ricordando il check-in solo a chi non l’ha ancora completato.

Con AvaiBook puoi creare e personalizzare modelli, programmarne l’invio e comunicare attraverso il canale della prenotazione. Inizia dai messaggi più ricorrenti e amplia gradualmente le automazioni per ridurre le attività manuali.