Come incassare le tue prenotazioni e ridurre le cancellazioni prima dell’arrivo

 

Perché ci sono pagamenti in sospeso prima del check-in?

La gestione economica di una prenotazione può sembrare semplice: l’ospite prenota, effettua il pagamento e arriva in struttura. Anche se in realtà, nella pratica, possono esistere diversi incassi associati allo stesso soggiorno e non tutti devono necessariamente avvenire nello stesso momento.

Il problema nasce quando questi pagamenti vengono gestiti tramite promemoria manuali, fogli excel o controllando ogni prenotazione a mano singolarmente. Maggiore è il numero di alloggi e prenotazioni che gestisci, più diventa difficile sapere quali prenotazioni sono completamente saldate e dove resta ancora qualche importo in sospeso.

Può esserci anche un problema di comunicazione. Se l’ospite non sa fin dall’inizio cosa dovrà pagare, quali importi verranno addebitati successivamente o quando dovrà effettuare ogni pagamento, è più probabile che sorgano dubbi, ritardi o problemi prima dell’arrivo.

Per questo, mettere in sicurezza una prenotazione non significa soltanto ricevere un primo pagamento. Significa anche stabilire un processo di incasso chiaro dal momento della conferma fino al check-in.

Come incassare le prenotazioni e metterle in sicurezza fin dalla conferma

Il momento migliore per evitare un pagamento in sospeso non è quando mancano due giorni all’arrivo, ma quando l’ospite ha appena prenotato. Fin dal primo momento deve conoscere le condizioni economiche del soggiorno: quanto ha già pagato, quale importo resta da saldare, quando dovrà pagarlo e quale politica di cancellazione si applica alla sua prenotazione.

Questo permette a entrambe le parti di conoscere le condizioni fin dall’inizio ed evita di dover spiegare o negoziare determinati pagamenti quando la data di arrivo è ormai vicina.

Definisci un calendario degli incassi

Non tutte le prenotazioni hanno le stesse esigenze, ma stabilire un calendario permette di organizzare molto meglio i diversi pagamenti associati al soggiorno.

Momento	Addebito	Obiettivo
Al momento della prenotazione	Acconto	Confermare e garantire la prenotazione
Prima dell’arrivo	Importo residuo	Presentarsi al check-in con il soggiorno già pagato
Prima del check-in	Cauzione	Coprire eventuali danni o inconvenienti
Quando previsto	Tassa di soggiorno	Evitare pratiche in sospeso al momento dell’arrivo
Dopo la prenotazione	Servizi extra	Mantenere aggiornati tutti gli importi della prenotazione

Non è necessario che tutti questi incassi siano presenti in ogni struttura. L’importante è che quelli che fanno parte della tua operatività siano definiti e comunicati fin dall’inizio.

Stabilisci condizioni di cancellazione chiare

Anche le politiche di cancellazione fanno parte della strategia di incasso: una politica troppo flessibile può esporre la struttura a cancellazioni dell’ultimo minuto, mentre condizioni eccessivamente rigide possono ridurre la conversione. L’obiettivo è trovare un equilibrio adatto al tipo di struttura, alla stagione e al comportamento abituale delle prenotazioni.

Come incassare le prenotazioni ed evitare pagamenti in sospeso prima dell’arrivo

Una volta definito quando deve avvenire ogni incasso, il passo successivo consiste nell’assicurarsi che nessuno venga dimenticato. Aspettare il giorno prima del check-in per verificare se resta qualche importo in sospeso aumenta inutilmente il rischio e obbliga a reagire con pochissimo margine di tempo.

E, in questo caso, come in molti altri, una sequenza di comunicazione può aiutarti ad anticipare il problema. Per esempio, dopo la conferma puoi inviare all’ospite un riepilogo della prenotazione e dei pagamenti previsti. Se è previsto un secondo incasso, puoi ricordarlo qualche giorno prima della scadenza e inviare un nuovo promemoria se il pagamento continua a essere in sospeso. Man mano che si avvicina l’arrivo, la comunicazione può diventare più diretta, soprattutto quando resta ancora un importo da saldare prima del check-in.

La chiave è fare in modo che questi messaggi non sembrino richieste inaspettate. Se l’ospite conosce il processo o le date dei diversi pagamenti fin dal primo momento, le comunicazioni successive funzionano come promemoria di condizioni che conosceva già, non come nuove richieste.

Come richiedere un pagamento in sospeso senza creare attrito con l’ospite

Richiedere un pagamento non deve necessariamente trasformarsi in una conversazione scomoda. Spesso l’ospite ha semplicemente dimenticato la data, non trova le istruzioni per pagare o non ricorda esattamente quale importo resta in sospeso. Per questo, il messaggio dovrebbe essere breve e facilitare al massimo l’azione che vogliamo che compia.

È utile indicare chiaramente quale importo è in sospeso, a cosa corrisponde, entro quando deve essere saldato e come può effettuare il pagamento. Se inoltre fornisci direttamente un link per completarlo, elimini passaggi inutili e riduci la possibilità che venga rimandato di nuovo.

Anche il tono può adattarsi al momento. Un primo avviso può essere formulato come un promemoria informativo, mentre un pagamento che continua a essere in sospeso quando si avvicina il check-in richiederà una comunicazione un po’ più diretta.

Senza dimenticare che anche il canale è importante: l’e-mail permette di spiegare più nel dettaglio le condizioni della prenotazione e conservare tutte le informazioni in un unico messaggio, mentre WhatsApp può essere particolarmente utile per promemoria brevi e vicini alla data di arrivo.

Come controllare gli incassi in sospeso senza verificare le prenotazioni una a una

Quando gestisci poche prenotazioni, controllare manualmente quali ospiti hanno pagato può essere sostenibile. Il problema inizia quando il volume aumenta: entrare in ogni prenotazione, verificare i pagamenti ricevuti, controllare quale importo manca e annotare quando dovrai ricontattare l’ospite per ricordarglielo diventa un carico di lavoro che cresce insieme alla tua attività.

Per questo è importante avere una visione centralizzata che permetta di identificare rapidamente quali prenotazioni hanno ancora un incasso in sospeso e quali sono completamente aggiornate. AvaiBook permette di consultare gli avvisi di pagamento in sospeso da diversi punti della piattaforma, aiutando il gestore a individuare quali prenotazioni richiedono attenzione senza doverle controllare una a una.

In questo modo, il monitoraggio degli incassi diventa più semplice e permette di intervenire prima che arrivi la data di check-in.

Pay by Link: facilita il pagamento degli importi in sospeso per l’ospite

Individuare un incasso in sospeso è solo la prima parte del processo. Dopo, dobbiamo fare in modo che l’ospite possa pagarlo nel modo più semplice possibile. Per incassare le prenotazioni, con il Pay by Link di AvaiBook puoi generare un link di pagamento associato a una prenotazione e inviarlo all’ospite affinché completi il pagamento online.

Questo è particolarmente utile quando devi richiedere un importo che non è stato incassato durante la prenotazione iniziale: il saldo restante del soggiorno, una cauzione, una tassa di soggiorno o qualsiasi servizio aggiuntivo prenotato successivamente.

Invece di inviare dati bancari, richiedere un bonifico e verificare in seguito se è arrivato, puoi fornire direttamente un link da cui effettuare il pagamento.

E, essendo integrato nella stessa operatività di AvaiBook, puoi mantenere un maggiore controllo sugli incassi legati a ogni prenotazione senza dipendere da strumenti diversi per gestire ogni parte del processo.

Mettere in sicurezza una prenotazione inizia molto prima del check-in

Ridurre pagamenti in sospeso e cancellazioni non dipende soltanto dall’invio di un promemoria quando si avvicina l’arrivo: il processo comincia nel momento stesso in cui l’ospite conferma il soggiorno.

Definire correttamente acconti e date di incasso, comunicare le condizioni con chiarezza e monitorare gli importi in sospeso permette di arrivare al check-in con una prenotazione più sicura e ridurre le gestioni dell’ultimo minuto.

Senza dimenticare che, maggiore è il numero di alloggi che gestisci, più diventa importante automatizzare questo processo affinché nulla dipenda da controlli manuali. Avere tutte le informazioni centralizzate e individuare rapidamente dove esiste un pagamento in sospeso permette di dedicare meno tempo a rincorrere gli incassi e più tempo alla gestione della tua attività