L’importanza di avere un modulo di fatturazione integrato nel Channel Manager e nel PMS

 

Sappiamo che per attirare più ospiti e ricevere più prenotazioni, è necessario essere visti, e per questo, è essenziale essere presenti nelle principali vetrine mondiali (OTA). 

Uno dei compiti più importanti nel nostro lavoro quotidiano e quello che ci causa più mal di testa è la contabilità e la fatturazione. Perché, anche se l’ospite fa la prenotazione attraverso un portale, siamo noi come gestori o proprietari che dobbiamo fare la fattura corrispondente.

Se hai ancora dubbi sul fatto che dobbiamo fatturare noi gli ospiti o è l’OTA che lo fa (Airbnb, Booking, ecc.), la risposta è sì, devi crearle tu.

Chi ha un alloggio turistico, con prenotazioni fatte attraverso intermediari come Airbnb e Booking, è sempre obbligato a fornire una fattura al cliente finale, con tutte le tasse e commissioni incluse. L’unica cosa esclusa dalla fattura è la commissione addebitata all’ospite attraverso il portale.

Le società di intermediazione non agiscono in nome proprio nella fornitura di servizi di alloggio, ma agiscono come intermediari, in nome e per conto dei titolari del diritto di gestire l’alloggio per le vacanze.

Pertanto, le fatture o le ricevute devono essere emesse da chi gestisce la proprietà (il proprietario o il gestore) e per conto dei destinatari di tali servizi, e non per conto delle società che mediano le prenotazioni e/o i pagamenti.

Sapendo ciò, queste sono le principali procedure da prendere in considerazione quando si emette una fattura come prova di pagamento per un alloggio vacanze:

• Le fatture devono essere emesse dai gestori delle proprietà al cliente finale. In altre parole, la fattura viene emessa a nome degli ospiti e mai a nome delle piattaforme di prenotazione.
• La fattura include l’importo totale dell’alloggio, comprese tutte le spese e le commissioni (spese di alloggio e di pulizia e altri costi). Ad eccezione della commissione addebitata all’ospite dal portale.
• Il numero di partita IVA dell’ospite deve figurare sulla fattura.  Se si tratta di un ospite straniero, il numero di passaporto deve essere inserito nel campo della partita IVA.
• La fattura deve avere l’IVA al tasso ridotto del 10%. Esiste l’esenzione in alcune circostanze, controllate con il vostro commercialista.

ATTENZIONE: ci sono siti web che funzionano come agenzie, come Expedia, per esempio. In queste situazioni, la fattura viene emessa a Expedia, che poi fatturerà al cliente (ospite).

Per tutte queste ragoni, avere un sistema in cui abbiamo organizzato tutte queste informazioni e documentazione è essenziale.

 

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