La importancia del módulo de facturación integrado en el Channel Manager y PMS

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La importancia del módulo de facturación integrado en el Channel Manager y PMS

Escrito por:

Daniela Peixoto

Customer Service

 

Sabemos que para atraer a más huéspedes y recibir más reservas, es necesario ser visto, y para ello, es fundamental estar en los principales escaparates a nivel mundial (OTA’s).

Una de las tareas más importantes de nuestro día a día y que más quebraderos de cabeza nos trae es la contabilidad y la facturación. Porque, aunque el huésped haga la reserva a través de un portal somos nosotros como gestores o propietarios los que tenemos que hacer la factura correspondiente.

Si aún tienes dudas sobre si tenemos o no que hacer la factura a los huéspedes o es la OTA quien la realiza (Airbnb, Booking, etc.), la respuesta es sí, tienes que crearlas tú mismo.

Aquellos que tienen un alojamiento turístico, con reservas realizadas a través de intermediarios como Airbnb y Booking, siempre están obligados a entregar una factura al cliente final, con todas las tarifas y comisiones incluidas. Lo único que se excluye de la factura es la comisión que se cobra al huésped a través del portal.

Las empresas intermediarias no actúan en su propio nombre en la prestación de servicios de alojamiento, si no que actúan como intermediarios, en nombre y por cuenta de los titulares del derecho a explotar el alojamiento vacacional.

Por lo tanto, las facturas o recibos deben ser emitidas por quienes explotan la propiedad (ya sea el propietario o el gestor) y en nombre de los destinatarios de dichos servicios, y no en nombre de las empresas que median las reservas y/o pagos.

Sabiendo esto, estos son los principales procedimientos que se deben tener en cuenta al emitir una factura como comprobante de pago del alojamiento vacacional:

  • Las facturas deben ser emitidas por quienes gestionan la propiedad al cliente final. Es decir, la factura se pasa a nombre de los huéspedes y nunca a nombre de las plataformas de reserva.
  • La factura incluye el importe total del alojamiento, con todos los gastos y comisiones incluidos (gastos de alojamiento y limpieza y otros costes). Con la excepción de la comisión que el portal cobra al huésped.
  • El NIF del huésped debe estar en la factura.  Si estamos hablando de un huésped extranjero, el número de pasaporte debe ingresarse en el campo NIF.
  • La factura debe tener IVA al tipo reducido del 10%. Hay un lugar para la exención en algunas circunstancias, consúltalo con tu contable.

ATENCIÓN: hay páginas webs que funcionan como agencias, como Expedia, por ejemplo. En estas situaciones, la factura se emite a Expedia, que luego facturará al cliente (huésped).

Por todo ello, contar con un sistema donde hayamos organizado toda esta información y documentación es fundamental.

 

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Con el módulo de facturación de AvaiBook podrás crear rápidamente facturas para tus invitados e incluir fácilmente extras asociados (como tasas turísticas, limpieza o cualquier otro servicio), también puedes crear facturas para cualquier cliente o propietarios por las comisiones que se hayan fijado.