Cómo mejorar la seguridad en tus cobros online

La gestión de los cobros es una de las partes más delicadas del alquiler vacacional. Operaciones como anticipos, resto del importe pendiente de la reserva, fianzas, tasas turísticas, el cobro de servicios extra… y todas ellas repartido entre transferencias, Bizum, efectivo en el check-in o mensajes sueltos de recordatorio por email, WhatsApp o llamadas telefónicas. Además de consumir tiempo, todas estas operaciones o formas de recibir el dinero de las mismas, abren la puerta a errores, impagos o malentendidos con tus huéspedes.

Si te sientes así y necesitas un poco de ayuda para mejorar tu situación, en este artículo te contamos cómo mejorar la seguridad en tus cobros online y la solución que puede ayudarte a simplificar esta parte clave de tu gestión diaria.

Detecta los riesgos de tu forma actual de cobrar

Para tener que claro que debes mejorar la seguridad de tus cobros, es importante que antes te pares a pensar e identifiques cuáles son los problemas de seguir trabajando de la forma en que lo haces, es decir, solicitando transferencias, pagos en efectivo… y teniendo que hacer el seguimiento de todas esas operaciones. Así pues, ¿cuáles son algunos de los aspectos que te quitan tiempo y te suponen un quebradero de cabeza?

• Transferencias que tardan en llegar o nunca se hacen.
• Pagos en efectivo sin apenas rastro más allá de un papel o un mensaje (o puede que el viajero olvide el dinero y tengas que volver otro día de la estancia para que te pague).
• Notas manuales en una libreta o Excel que se pueden perder u olvidar.

Son algunos de los ejemplos que, seguramente, te hayan ocurrido alguna vez y con los que tengas que seguir lidiando en tu día a día, pero… ¿qué provocan?

• Falta de control sobre qué reservas están realmente cobradas y en cuáles falta algún importe
• Errores humanos en importes, fechas o conceptos.
• Conflictos con huéspedes cuando no tienen un justificante claro del pago.

Si esto te está ocurriendo -en mayor o menor medida-, el primer paso para mejorar es asumir que, si tus cobros dependen de recordatorios manuales y métodos dispersos, tu operativa no es tan segura ni profesional como podría llegar a ser.

Minimiza el efectivo y la exposición de datos sensibles

Además de que es cierto que cada vez llevamos menos dinero en efectivo encima, no hay que olvidar que cuando compartes tu IBAN por WhatsApp o correo electrónico, aumenta el riesgo de errores a la hora de realizar la transferencia y de que el pago no quede bien registrado. Sin olvidar que, al fin y al cabo, estás exponiendo información que, idealmente, debería gestionarse en entornos seguros y protegidos (y no en un mensaje de texto)

Por ello, lo más importante es tener presente que para mejorar la seguridad de tus cobros online, es clave que reduzcas al máximo el uso de efectivo, (hecho con el que también evitarás que se retrase el pago de cualquier importe si el viajero te dice que no lleva dinero en ese momento), evitarás que el huésped tenga que hacer transferencias manuales. Piensa en la confianza que mostrarán los viajeros en tus alojamientos si le ofreces una pasarela de pagos segura, donde los datos de su tarjeta se procesan en un entorno certificado, sin que tú tengas que ver ni guardar esa información en ningún sitio.

Trabajando de esta forma, tu negocio y tus huéspedes están más protegidos y tus procesos son mucho más sólidos y transparentes.

Centraliza todos tus pagos en un único sistema

Otro punto crítico de seguridad es la dispersión de la información. Si, para estar seguro de haber recibido el dinero pendiente de las diferentes reservas, tienes que revisar los últimos movimientos en el banco, el Bizum, los correos electrónicos, los mensajes de texto, notas del móvil y la caja de efectivo (por poner algunos ejemplos), es fácil que algo se escape. Así que, para ganar control y seguridad, lo mejor es que trabajes siempre con la misma metodología:

• Reúne toda la información de pagos en un solo panel de gestión.
• Asocia cada cobro a una reserva concreta y a un concepto claro (fianza, tasa turística, extra…).
• Evita depender de capturas de pantalla y justificantes que puedes perder.

Piensa que, cuanto más centralizado esté todo, menos posibilidades hay de cometer errores y más fácil será demostrar cualquier pago ante un huésped o tu asesoría.

Aporta transparencia y confianza a tus huéspedes

La seguridad en los cobros online no solo va de “protegerte” a ti: también tiene que ver con la percepción de profesionalidad que transmites a tus huéspedes; al fin y al cabo, un proceso poco claro (pagos en mano, notas sin detalle, mensajes sueltos) puede generar dudas.

En cambio, si trabajas con un sistema ordenado: indicas claramente qué se cobra, cuándo y por qué a tus viajeros, entregas al huésped un comprobante del pago de forma automática y queda un rastro claro de cada movimiento, tanto para él como para ti. Esta transparencia reduce reclamaciones, ofrece tranquilidad al huésped y refuerza tu reputación como gestor o propietario serio y profesional.

Pay by link: la forma sencilla y segura de cobrar online

Bien, ya hemos analizado el problema ahora que nos hemos dado cuenta de la situación… ¿cómo podemos mejorarla?, ¿cómo llevar todo esto a la práctica en tu día a día? Tenemos algo bueno que contarte, en AvaiBook hemos lanzado Pay by link: una herramienta pensada para que propietarios y gestores de alquiler vacacional cobren de forma segura, rápida y transparente. En esencia, Pay by link te permite:

• Generar un enlace de pago con el importe que quieras (el que corresponda a un anticipo, el resto restante de la reserva, fianza, tasa turística, servicios extras…).
• Enviarlo por email, SMS o WhatsApp a tu huésped.
• Que el viajero pague online con tarjeta en una página segura.
• Ver el pago reflejado y asociado a su reserva, sin tener que hacer nada más y que ambas partes recibáis la confirmación de que todo ha salido bien.

¿Cómo te ayuda Pay by link a mejorar la seguridad de tus cobros?

Antes de entrar en detalles, piensa en qué cambia en tu operativa al utilizar Pay by link, dejas de depender del efectivo y de las transferencias manuales (y su seguimiento), todos los cobros quedan registrados con el concepto que tu elijas en cada reserva y, además, tanto tú como tu huésped tenéis un justificante claro de cada pago.

Partiendo de esa base, Pay by link te permite reforzar los siguientes aspectos importantes:

• Seguridad: el pago se procesa en una pasarela certificada, sin que tengas que gestionar tú los datos sensibles.
• Transparencia: el viajero sabe exactamente qué está pagando y recibe su confirmación.
• Control: ves de un vistazo qué está pagado y qué queda pendiente para cada reserva.
• Comodidad: simplemente tienes que crear el enlace, enviarlo y dejar que el huésped pague en segundos desde su móvil.

Empieza a cobrar online con más seguridad

Mejorar la seguridad en tus cobros online no requiere cambiar todo tu modelo de negocio, sino profesionalizar la forma en la que cobras: trabajar con menos dinero efectivo de por medio y hacerlo de forma centralizada, con más trazabilidad y transparencia, mejora tu reputación y la comodidad para tus huéspedes.

Al fin y al cabo, Pay by link ha sido diseñada para ayudarte a cobrar mejor, con más seguridad y con procesos claros que cuidan tanto tu negocio como la experiencia de tus viajeros. ¿Quieres saber más sobre nuestra nueva herramienta? Si eres cliente, habla con nuestro equipo de soporte y ellos te explicarán dónde puedes encontrar Pay by link. Si todavía no trabajas con AvaiBook, tenemos dos buenas noticias, estaremos encantados de mostrarte nuestro producto y, además, si te convence, ahora puedes contratarlo al mejor precio