Registro de viajeros en apartamentos turísticos: cambios y obligaciones en 2023
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Escrito por:
Marketing y Comunicación
Estamos seguros de que conoces la obligatoriedad de llevar a cabo un registro de los viajeros que se hospedan en tus alojamientos vacacionales y, su posterior envío a los cuerpos de seguridad. Y, seguramente, también habrás escuchado que entra en funcionamiento una nueva serie de obligaciones en este aspecto.
En este artículo vamos a resumir todos los cambios de esta nueva normativa por lo que, si tienes dudas de las nuevas modificaciones y de cómo tienes que proceder tú como gestor o propietario de alquileres vacacionales, ¡sigue leyendo! Hablamos de cuándo entra en vigor, a qué alquileres vacacionales afecta, cuáles son los cambios que acarrea y cuál es el primer paso que debes dar.
¿Qué es el registro de viajeros y el libro-registro en alojamientos turísticos?
El registro de viajeros y el libro-registro son documentos de obligado cumplimiento para los alojamientos turísticos, cuyo objetivo es recopilar información de los viajeros que se hospedan en ellos.
Estos documentos son esenciales para cumplir con la normativa legal en materia de seguridad ciudadana y la no cumplimentación de estos puede acarrear según qué multas y sanciones.
La normativa de registro de viajeros para alojamientos turísticos implica una serie de obligaciones y responsabilidades adicionales para los propietarios de los alojamientos, como la recolección de una mayor cantidad de datos personales, el envío de estos datos con mayor frecuencia y en momentos específicos, y la responsabilidad de asegurar que los datos recogidos sean precisos y estén actualizados.
Sin olvidar que los propietarios de alojamientos turísticos deben garantizar la seguridad y la protección de los datos personales de los viajeros.
Descubre los cambios de la nueva normativa
¿Cuándo entra en vigor el nuevo parte de viajeros y a qué alojamientos afecta?
Han sido varias las fechas que se han barajado de la entrada en vigor de estos cambios. En principio, el 27 de abril de 2022, debía ser aplicable buena parte del Real Decreto 933/2021 del Ministerio de Interior aprobado el 26 de octubre de 2021 pero ante la dificultad de desarrollar muchas de las medidas planteadas en esta norma, la fecha de entrada en vigor se retrasó. En un principio iba a entrar en vigor el 2 de enero de 2023 y contaba con un periodo de adaptación de cinco meses que finalizaría el 2 de junio pero, al aproximarnos a esa fecha, el Ministerio del Interior ampliaba el periodo de prueba hasta el 31 de enero de 2024.
Mientras nos preparamos para el cambio, debes seguir enviando el antiguo parte de viajeros. Es decir, el mismo que has estado enviado hasta ahora.
En cuanto a cuáles son los alojamientos a los que afecta esta nueva normativa, tal y como el mismo BOE especifica, el nuevo Real Decreto 933/2021: “regula las obligaciones de registro documental e información previstas en la normativa de protección de seguridad ciudadana para las personas físicas o jurídicas que ejerzan, profesionalmente o no, actividades de hospedaje o alquiler de vehículos a motor sin conductor, incluidos los operadores turísticos y las plataformas digitales”. Es decir, todos y cada uno de los alojamientos vacacionales, sean del tipo que sea, están obligados a cumplir esta normativa.
¿Cuáles son los cambios del nuevo registro de viajeros?
Es cierto que ha habido modificaciones en cuanto a los datos que hay que recoger, pero a pesar de las primeras informaciones que se recibieron… puedes estar tranquilo: no son tantos los cambios que finalmente, habrá que hacer. Antes de ahondar en el tema, queremos que sepas que, el Ministerio del Interior, recoge hasta cuatro tipos de comunicaciones diferentes:
- Partes de entrada de viajeros en establecimientos de hospedaje (PV)
- Reservas de viajeros en establecimientos de hospedaje (RH)
- Contratos de alquiler de vehículos
- Reservas de alquiler de vehículos
Pero, en este artículo -y dado el sector en el que trabajamos-, solo nos centraremos en explicar las dos primeras:
Datos a recoger:
Debes saber que es diferente la información que se tiene que mandar al Ministerio del Interior y la que obtener de cada viajero en función de qué tipo de comunicación sea: parte de viajeros o reserva de hospedaje. Y así es como vamos a desglosarla a continuación:
- Alta de reservas de hospedaje (RH): esta comunicación se enviará al Ministerio del Interior en un plazo de 24h máximo tras la llegada de la reserva al alojamiento correspondiente y deberá incluir los siguientes apartados:
- Datos del establecimiento: el código (obtenido tras darse de alta en la web del Ministerio) y otros datos como el tipo de alojamiento, el nombre de este y la dirección exacta en la que está ubicado.
- Datos del contrato de arrendamiento: el número de referencia, la fecha en la que se formalizó el mismo, al igual que la fecha de entrada y salida del alojamiento, el número de personas que se hospedarán y el método de pago. No será obligatorio informar del número de habitaciones reservadas en él ni si dispone de conexión a internet o no.
- Datos del viajero: tan solo será obligatorio informar de su rol (si es el titular del contrato o es otro de los huéspedes), su nombre junto al primer apellido y un teléfono o correo de contacto. Otros datos como el tipo de documento, fecha de nacimiento, dirección particular… solo serán obligatorios en el momento de llegada al alojamiento y posterior envío del parte de viajeros.
- Parte de viajeros (PV): la primera información que aparecerá en el envío de esta comunicación será el código del establecimiento (que se obtiene una vez das de alta tu alquiler vacacional en la página web del Ministerio) y después deberán aparecer:
- Respecto al contrato: el número de referencia, la fecha en la que se formalizó el mismo, al igual que la fecha de entrada y salida del alojamiento, el número de personas que se hospedarán y el método de pago. No será obligatorio informar del número de habitaciones reservadas del alojamiento ni si dispone de conexión a internet o no.
- La información a recabar del viajero será: su rol (si es el titular del contrato u otro huésped), nombre y primer apellido (obligatorio también incluir el segundo si es nacido en España), tipo de documento, número y soporte de este -únicamente si el viajero es mayor de edad-, su fecha de nacimiento y la dirección de su domicilio particular. También será obligatorio incluir un número de teléfono o correo electrónico para poder contactar con el viajero e incluir la relación de parentesco en caso de ser un menor de edad. En este caso, no serán obligatorios añadir los datos del sexo o la nacionalidad del viajero como sí se mencionó en un primer momento.
Cuándo hay que realizar el nuevo envío
Antes de que entrase en vigor esta nueva normativa, solo había que realizar un envío en el momento de la entrada de los huéspedes pero ahora, habrá que realizar dos: uno en el momento en el que se realiza la reserva -independientemente de cuándo se producirá y consiste en una comunicación al Ministerio de la que se encarga la plataforma a través de la cual se ha realizado esta reserva- y otro envío cuando los huéspedes entren en el alojamiento -un envío muy parecido al que se ha venido haciendo hasta ahora-. En el caso en el que finalmente la reserva realizada por cualquier viajero fuese cancelada, también habría que hacer una comunicación informando de este último cambio.
¿Cuál es el primer paso que hay que realizar para el nuevo parte de registro de viajeros?
Otra de las diferencias de esta nueva normativa es que el anterior parte de viajeros se enviaba a los cuerpos de seguridad correspondientes a cada comunidad autónoma pero, este nuevo parte, debe enviarse al Ministerio. Por lo que deberás dar de alta -nuevamente-, tus alojamientos vacacionales para obtener el nuevo registro con el que llevar a cabo las nuevas obligaciones impuestas por el Ministerio.
De momento y hasta que se desarrolle completamente y recibamos nuevas comunicaciones al respecto, ya sea por parte del Ministerio o de las empresas especializadas en este proceso, este es el único paso que puedes realizar (dar de alta tus alojamientos vacacionales a través de la web del Ministerio del Interior).
¡Hasta aquí por hoy! Además del resumen de esta nueva normativa, hemos preparado un video-tutorial en el que te explicamos los pasos para registrar tus alojamientos vacacionales a través del Ministerio, te dejamos el vídeo a continuación y, en la descripción de este, encontrarás el enlace de la página web del Ministerio del Interior en la que proceder:
