Hospederías Guardia Civil: guía completa de registro

 

Puede que desconozcas -y si es así, este artículo te interesa-, que tienes la obligatoriedad de registrar a todos los huéspedes que se alojan en tu alquiler vacacional además de tener que enviar esos datos personales a todas las fuerzas y cuerpos de seguridad competentes según la Ley Orgánica de Protección de la Seguridad Ciudadana del 30 de marzo de 2015.

Debes saber también que el incumplimiento de esta normativa puede acarrearte sanciones con importes que oscilen desde los 100€ hasta los 30 000€. Ahora que ya hemos llamado tu atención, en este artículo vamos a explicar qué es y en qué consiste el registro de viajeros, dónde debes enviar dicho parte y cuáles son todos los pasos que conforman este proceso en función del cuerpo de seguridad al que debas dirigirte.

 

 

¿Qué es y en qué consiste el registro de viajeros?

Como ya hemos comentado, como gestor o propietario de alquileres vacacionales tienes la obligación de llevar a cabo un registro de los viajeros que se hospedan en tus alojamientos rellenando un formulario -el parte de viajeros- que tendrás que enviar cada vez que se produzca una estancia en tus alojamientos.

Actualmente están obligados a cumplimentarlo todos los viajeros mayores de 16 años (aunque a partir del año 2023, deberán hacerlo todos los mayores de 14). Y la información que recoges de tus viajeros, debes almacenarla durante un mínimo de 3 años en el libro en el que guardes todo ese registro de viajeros. En cuanto al formato… puede ser tanto digital como físico y está limitado por un mínimo de 100 hojas y un máximo de 500.

Ahora que ya sabes qué es el registro de viajeros, procedemos a explicarte dónde debes enviarlo, cuál es la condición que lo determina y cuáles son los pasos para hacerlo. ¡Empezamos!

 

¿Dónde debo enviar el registro de viajeros?

Como bien hemos comentado, hay una condición que estipula a qué cuerpo de seguridad debes enviar tu parte de viajeros. Está marcado por la ubicación de tus alojamientos. Tan solo debes pensar en cuál de todas ellas tienes más cerca y leer los pasos que detallamos a continuación para hacerlo.

Las opciones en nuestro país son cuatro y el registro de tus viajeros tendrás que enviarlo a una de las siguientes:

• Policía Nacional
• Guardia Civil
• Mossos d’Esquadra
• Ertzaintza 

 

Cómo enviar el parte de viajeros a través de la Policía Nacional

Lo primero que debes hacer es solicitar el alta en la aplicación que gestiona la Policía Nacional para estos casos, su nombre es WebPol y para poder acceder a ella, deberás presentarte personalmente en una comisaría de Policía Nacional y solicitar tu usuario y contraseña.

No olvides llevar contigo los documentos que vamos a detallarte (tanto el original como una fotocopia de todos ellos): documento nacional de identidad –DNI-, la declaración responsable de la actividad y las escrituras del alojamiento -o la documentación que acredita que eres la persona responsable de la gestión de dicho inmueble-.

La policía deberá cotejar tus datos y, cuando comprueben que todo es correcto, procederán a otorgarte el alta para la app de WebPol y te asignarán un usuario y contraseña. A partir de ese momento ya puedes empezar a trabajar a través de WebPol.

 

Cómo hacer el registro de Hospederías de la Guardia Civil

Al igual que en el caso anterior, hay unos pasos que debes cumplir para llevar a cabo este proceso. Lo primero que tienes que hacer es solicitar el alta en el servicio de Hospederías. Para ello, entra en la web y descarga el formulario para solicitarla.

Deberás presentar este formulario cumplimentado con tus datos en el cuartel de la Guardia Civil más cercano y, al igual que en el caso anterior, esperar a que revisen toda la información y te den el acceso finalmente para empezar a proceder.

Desde el momento en el que tienes un usuario asignado y una contraseña con la que poder acceder a la web de Hospederías, ya puedes empezar a completar el registro de tus viajeros. ¡No olvides que debes hacerlo durante las 24 horas siguientes a que tus huéspedes hayan realizado el Check-in! Cumple con los pasos y las indicaciones que te dan desde la web de Hospederías y recuerda que también puedes hacer llegar a la Guardia Civil esta información por otros medios: por correo postal, a través de un fax, de forma presencial…

 

Registro de viajeros a través de los Mossos d’Esquadra

Como ya habrás podido comprobar si has leído los dos casos anteriores de registro de viajeros, independientemente del cuerpo de seguridad al que debas presentarlo, el procedimiento es muy similar. En el caso de que tus alquileres vacacionales se encuentren ubicados en Cataluña, el registro deberás hacerlo a través de los Mossos d’Esquadra; para lo que tendrás seguir estos pasos:

Entra en la web de los Mossos para dar de alta tu alojamiento y completa el formulario que también tendrás que entregar de forma presencial en la comisaría más próxima a tu ubicación.

Espera a recibir un email con toda la información para acceder a su web y, a partir de ese momento, podrás realizar el registro de tus viajeros a través de la web de los Mossos d’Esquadra. 

 

Cómo realizar el registro de viajeros en alojamientos ubicados en el País Vasco

Lo primero que debes saber es que tendrás que gestionarlo todo a través de la página web de la Ertzaintza y entrar en el apartado de registro hotelero, dentro de la sección de empresas. El resto del proceso se parece mucho al de los casos anteriores, pero tiene una pequeña diferencia:

Como podrás ver si has clicado en la página web de la Ertzaintza hacen una distinción dependiendo de si dispones de certificado digital o no. Si no es tu caso, puedes solicitar el alta de tu alojamiento. En cualquiera de ellos, la Ertzaintza pone a tu disposición diferentes enlaces para que puedas empezar a registrar a tus huéspedes a través de su página web.

Como en los casos de la Policía Nacional, Guardia Civil o Mossos d’Esquadra, la Ertzaintza tendrá que validar los datos que has enviado en el formulario de alta de tu alojamiento y, llegados a este punto, ya podrás registrar los datos de tus viajeros. El envío en este caso se realiza las 24 horas siguientes del comienzo de su estancia y podrás hacerlo de forma digital, presencial o a través de un fax.

 

Cómo automatizar el registro de viajeros

Como ya hemos visto, es obligatorio enviar el parte de viajeros dentro de las 24 primeras horas del comienzo de la estancia de cada uno de los huéspedes mayores de 16 años -aunque a partir de 2023, serán los mayores de 14-. Por tanto, está claro que es tarea que lleva su tiempo y a lo mejor no dispones de él.

Tenemos una buena noticia para ti, es posible automatizar el registro de viajeros y no tener que preocuparte de nada, ¿cómo hacerlo? En AvaiBook tenemos la solución a tus problemas: una vez que tengas el acceso a la web del cuerpo de seguridad que te responda en función de la ubicación de tus alojamientos, ya puedes introducir esos datos en nuestra plataforma y empezar a registrar el parte de viajeros de forma automática. A continuación te dejamos un enlace de cada uno de los artículos que explican de manera detallada qué pasos debes seguir para hacerlo a través de la Policía Nacional, la Guardia Civil, los Mossos d’Esquadra o la Ertzaintza.

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