Modelo de factura para alquiler vacacional

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Escrito por:

Sandra Navarro

Marketing y Comunicación

 

Si eres un gestor profesional de alojamientos turísticos seguramente ya sabes que la factura para alquiler vacacional es un documento que forma parte del proceso. Ahora bien, ¿es obligatorio hacerla?, ¿en qué consiste y qué propósito tiene?

En las siguientes líneas resolveremos todas esas dudas y encontrarás información relevante sobre los aspectos básicos generales y la estructura que debe tener una factura para vivienda turística. ¡Sigue leyendo y descubre todo lo que necesitas saber! 

 

Diseños de facturas para el alquiler vacacional

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¿Es obligatorio hacer una factura en un alquiler vacacional?

La respuesta es sí. En España, la factura de alquiler vacacional es de carácter obligatorio. La razón obedece a que el arrendamiento turístico es considerado como una actividad económica comercial.

Esto significa que se produce el intercambio y consumo de un servicio para satisfacer una determinada necesidad, dejando una rentabilidad para el que lo ofrece. El prestador del servicio debe emitir la factura correspondiente y llevar a cabo la declaración fiscal.

De igual modo, para que las cosas estén claras entre las partes, será necesario suscribir un contrato de alquiler vacacional. En este se deben especificar los términos de la relación contractual. De esta forma, los involucrados podrán acogerse a las condiciones estipuladas en caso de que surja algún desacuerdo.

No olvides que siempre debes emitir dos copias, una para el huésped y la otra para el gestor de la propiedad. Cómo la envías, puedes elegirlo: puede ser por correo electrónico o entregarla en físico directamente al visitante durante el proceso de check-out.

Una factura no puede tener ningún tipo de enmienda. En caso de que se produzca algún error involuntario, el documento debe ser anulado. Seguidamente, se procede a emitir uno nuevo con otra numeración. En los registros quedará sentado el motivo de la cancelación.

Se recomienda revisar minuciosamente todos los aspectos de la factura antes de enviarla al huésped. La finalidad es evitar situaciones incómodas y pérdidas de tiempo.

Antes de conocer qué debe incluir la factura de un alquiler vacacional es importante saber en qué consiste. Se trata de un documento comercial en el que se refleja la información relacionada a la compraventa de determinado servicio. En este caso, el arrendamiento de un inmueble de carácter turístico.

 

¿Para qué se hace? Su objetivo principal está orientado a ofrecer datos sobre la operación que se está llevando a cabo. Tiene validez fiscal y legal. Está considerada como una prueba física. Asimismo, ha sido utilizada con total éxito para exigir un pago no realizado o justificar cualquier irregularidad.

El encargado de la gestión de apartamentos turísticos deberá emitir la factura. Gracias a su formación y práctica profesional es capaz de realizar una buena gestión que siempre estará enfocada hacia la satisfacción del cliente.

La automatización de los procesos contribuye a incrementar el número de reservas y optimizar el trámite administrativo. Cumplir con los criterios fiscales respectivos es fundamental para que pueda tener validez legal.

La idea es que tanto el gestor como los huéspedes tengan a su disposición información transparente sobre la transacción. Recuerda que las facturas sirven como prueba de pago y son soportes importantes que respaldan su cumplimiento.

En líneas generales, existen diversos modelos que se utilizan en el sector turístico. No obstante, se recomienda analizar la plantilla de factura de alquiler vacacional que mejor se adapte a las necesidades de tu negocio. Un contable profesional puede ayudarte con este tema.

En resumidas cuentas, las facturas para el alquiler vacacional normalmente se dividen en 3 grandes segmentos:

  • Información relacionada a la transacción. Reflejar con claridad y precisión lo siguiente:
    • El número de la factura, el mismo debe seguir un orden cronológico. El gestor profesional se encarga de llevar un registro y control oportuno.
    • Colocar el lugar en que se emite la factura y la fecha.
    • Incluir los datos relacionados al propietario y el huésped en lo que respecta a su nombre, dirección y número de contacto.
  • Datos generales de la reserva. En este tipo de facturas es necesario señalar los datos específicos que tengan que ver con la reserva de la vivienda vacacional, tales como:
    • La dirección donde se encuentra ubicada la propiedad alquilada.
    • Cantidad de huéspedes.
    • La fecha de llegada y partida de los clientes.
  • Aspectos básicos sobre el pago, los impuestos y las tarifas. Añadir estos datos:
    • La fianza, en caso de que aplique.
    • El importe que pagar por día/noche.
    • Puntualizar el estado del pago con las palabras “pagado” o “pendiente de pago”, según corresponda.
    • El número de días a cobrar.
    • Los costes adicionales, tales como el servicio de limpieza o impuestos.
    • El método de pago utilizado sea a través de cheque, transferencia bancaria o tarjeta de crédito.
    • Firma del propietario.

En definitiva, es importante que el formato esté lo más completo posible y recoja todos los datos sobre la propiedad, el propietario, el huésped, el pago y los gastos. A continuación, encontrarás una guía detallada de los elementos que debes incluir.

 

Información acerca de la propiedad

La información acerca de la propiedad que debe mostrar es:

  • Nombre de la compañía
  • Dirección de ubicación, ciudad y código postal
  • Número de teléfono y fax
  • Número de la factura
  • Fecha

 

Datos personales tanto del propietario como del huésped

El propietario y el huésped son los protagonistas de la relación comercial. Por este motivo, es imprescindible incorporar los siguientes datos:

Emisor / Propietario

  • Nombre del propietario
  • CIF / NIF
  • Domicilio de la propiedad
  • Número de teléfono de contacto
  • Dirección de correo electrónico y página web

Receptor / Huésped

  • Nombre del huésped
  • CIF/NIF
  • Dirección del lugar de residencia del huésped
  • Número de teléfono
  • Correo electrónico

 

Información sobre el pago y los gastos

Como se trata de una factura, evidentemente no puede faltar toda la información sobre el pago y los gastos de la operación en curso, tales como:

  • La fecha en que se realizó el pago
  • La forma como el huésped realiza el pago. El gestor indicará qué tipos de pago serán admitidos: Tarjeta de crédito, débito, cheque, transferencias bancarias o cualquier otro
  • Los costes extraordinarios a que hubiere lugar, incluyendo el desglose de los impuestos
  • La tarifa que pagar por el alojamiento
  • La fianza

 

Cómo funciona el módulo de facturación de AvaiBook

Ahora que ya sabes que la factura para el alquiler vacacional es de carácter obligatorio, queremos tranquilizarte: si trabajas con nuestro software, no tienes de qué preocuparte ya que dispones de un módulo de facturación totalmente automatizado con el que no tendrás que preocuparte de nada.

Tan solo tendrás que configurar los datos de ambas partes (tanto emisor como receptor) y, posteriormente, vincular cada factura en función de si es a un viajero, un propietario o a otra persona (para lo que únicamente tendrás que seleccionarlo en el apartado correspondiente y los datos se cargarán automáticamente.

Por último, desde nuestro módulo de facturación también podrás configurar el IVA, la serie de facturación -en caso de que sea necesario-, los productos predefinidos (pensados para aquellos servicios que puedas facturar habitualmente como limpieza, extras… etc) y otros campos como los extras o el pie de factura.

Ya ves que, desde AvaiBook, pensamos en todo lo que puedas necesitar y te lo ofrecemos a través de nuestro producto. Además, en nuestro módulo de facturación también podrás obtener el reporte que debes presentar para realizar el modelo 179. Confianza, facilidad y tranquilidad gracias al software de alquiler vacacional de idealista.

 

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EXENCIÓN DE RESPONSABILIDAD:

Este es un ejemplo de factura para el alquiler vacacional. Recomendamos consultar a un experto para redactar el documento legal de acuerdo a la legislación de tu comunidad autónoma vigente.