Guía completa: registro de viajeros en la Policía Nacional (2024)

 

Como propietario o gestor de alojamientos turísticos, debes registrar a todos los viajeros que se hospedan en tus alquileres vacacionales, por lo que es muy importante que conozcas el procedimiento a seguir. No solo es un aspecto fundamental para la gestión de la información de tus huéspedes, sino que también es un requisito legal que se debe cumplir para operar dentro del marco legal español.

Dependiendo de la ubicación de tu alojamiento, deberás enviar el registro de viajeros a las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad correspondiente. En este artículo, te proporcionamos una guía detallada sobre cómo hacer el registro de viajeros en la Policía Nacional en 2024, asegurando, de esta forma, que tu alojamiento cumpla con todas las obligaciones.

 

Importancia y obligatoriedad del registro de viajeros

Entender por qué es obligatorio el registro de viajeros y cómo este requisito legal ayuda a mantener la seguridad nacional y el orden público es crucial para cualquier gestor o propietario de alquileres vacacionales. El registro de viajeros no es una mera formalidad administrativa; es una herramienta clave que las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad del Estado utilizan para prevenir delitos y garantizar la seguridad ciudadana. Al proporcionar una base de datos actualizada de las personas que se alojan en el país, se facilita esa labor de investigación y se mejora la respuesta ante situaciones de emergencia o amenazas a la seguridad pública.

Desde la perspectiva legal, el cumplimiento del registro es una obligación ineludible. El Real Decreto 933/2021 ha establecido nuevas directrices que refuerzan esta exigencia, ampliando la responsabilidad a todas las plataformas digitales o personas que desarrollen actividades de hospedaje. La correcta identificación de los huéspedes y el mantenimiento de un registro informático son aspectos fundamentales que deben ser gestionados con precisión. La omisión o el manejo inadecuado de estos registros pueden acarrear sanciones económicas significativas, por lo que es imprescindible estar al día con las últimas actualizaciones de dicha normativa y utilizar las herramientas tecnológicas disponibles para simplificar este proceso.

 

¿A qué cuerpo de seguridad debe enviarse el registro de viajeros?

Como ya hemos comentado al principio de este artículo, dependiendo de la ubicación de tu alojamiento vacacional, deberás enviar el registro de viajeros a un cuerpo de seguridad diferente ya sea la Policía Nacional, la Guardia Civil, los Mossos d’Esquadra o la Ertzaintza. Cada uno de estos cuerpos, cuenta con un sistema para poder hacerlo. Te dejamos una lista de las plataformas a través de las cuales tendrás que enviar tu registro dependiendo del cuerpo al que debas enviarlo:

• Policía Nacional: a través de la plataforma de la Webpol
• Guardia Civil: desde la web de Hospederías
• Mossos d’Esquadra: si tu alojamiento está ubicado en Cataluña, el envío se realiza a través de la página de registro de viajeros de la Generalidad de Cataluña
• Ertzaintza: si, por el contrario, está ubicado en el País Vasco, deberás hacer el registro de viajeros desde la web de la Ertzaintza

Es cierto que existe una nueva normativa que obliga a realizar todo este proceso a través de la web del Ministerio del Interior, pero tras algunas complicaciones y retrasos en la fecha de implantación de este nuevo proceso. Actualmente no es obligatorio hacerlo a través de dicha web si no que existe un proceso de adaptación que, tras las últimas informaciones, se ha ampliado hasta el día 1 de octubre. Así pues, hasta ese momento -y si nada cambia-, deberás enviar el registro de viajeros al cuerpo correspondiente de los cuatro que acabamos de mencionar.

Nos adentramos en el proceso y los pasos que deben realizarse para realizar el registro de huéspedes con la Policía Nacional, para descubrir cómo deberías hacerlo a través de la web de hospederías de la Guardia Civil, visita esta entrada de nuestro blog.

 

Pasos para realizar el registro de viajeros en la Policía Nacional

Para garantizar la seguridad y cumplir con la normativa vigente, el registro de huéspedes a través de la Policía Nacional debe realizarse dentro de las 24 horas posteriores al check-in de los huéspedes. Para hacerlo de la forma más rápida y sencilla posible, existe la plataforma WebPol/E-HOTEL. Los pasos a seguir son los siguientes:

1. Accede a la plataforma WebPol/E-HOTEL (podrás encontrar el enlace unos párrafos más arriba)
2. Completa el modelo parte de viajeros 2024 con los datos requeridos
3. Envía el parte a través de esta plataforma

Documentación necesaria para el registro

Para realizar el registro de forma correcta y «a la primera» deberás disponer de una identificación válida del huésped: ya sea su documento nacional de identidad, pasaporte o permiso de conducir. Además de añadir algunos detalles del alojamiento como la dirección y el número de habitaciones de las que dispone. Estos documentos son fundamentales para completar el modelo parte de viajeros 2024 y deben ser conservados conforme a las directrices.

Uso de la plataforma Webpol/E-HOTEL

La plataforma Webpol policía E-Hotel es una herramienta diseñada para facilitar el proceso de registro de entrada de los huéspedes. Su interfaz permite a propietarios o gestores introducir y enviar rápidamente la información requerida por las autoridades. Es importante familiarizarse con su funcionamiento y asegurarse de que todos los datos sean precisos y estén actualizados para evitar errores o posibles sanciones.

 

Novedades legislativas: Real Decreto 933/2021

El Real Decreto 933/2021 ha introducido nuevas obligaciones que afectan directamente al proceso de registro de viajeros. Estas novedades legislativas buscan mejorar la gestión y seguridad de la información, estableciendo requerimientos más estrictos para la identificación de los huéspedes y la conservación de los datos. Analizaremos cómo estas obligaciones impactan en el registro y qué medidas deben tomar los establecimientos para adaptarse a ellas.

Periodo de adaptación y sanciones

Se ha otorgado un periodo de adaptación hasta octubre de 2024, (el primer día del mes, concretamente) para que todos los establecimientos se ajusten a las nuevas normativas. Durante este tiempo, no se impondrán sanciones por incumplimientos relacionados con las obligaciones del Real Decreto 933/2021. Sin embargo, una vez finalizado este plazo, las infracciones podrían resultar en multas que oscilan entre leves y graves, dependiendo del grado de incumplimiento. Como ya hemos comentado, hasta esa fecha el registro de entrada de viajeros se deberá realizar del mismo modo que se ha hecho hasta ahora.

Conservación y precisión de la información

Mantener actualizados y seguros los datos de los huéspedes es una prioridad. La información debe ser precisa y estar disponible para su consulta por las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad del Estado. Los registros deben conservarse durante un mínimo de tres años, siguiendo las directrices establecidas por el Ministerio del Interior. La precisión en el manejo de esta información es vital para evitar errores que puedan derivar en sanciones.

Si quieres conocer en profundidad cuáles han sido todos los cambios tras la implantación de la nueva normativa, aquí tienes toda la información sobre los cambios y obligaciones del registro de viajeros.

 

Plataforma SES.HOSPEDAJES: registro simplificado

Como ya hemos comentado, y si nada cambia, a partir del 1 de octubre de este año 2024, el nuevo parte de viajeros deberá ser enviado a través de la página web del Ministerio del Interior. Pero… ¿en qué consiste esta nueva plataforma?, ¿cómo funciona el proceso?

La plataforma SES.HOSPEDAJES, introducida por el Ministerio del Interior, representa un avance significativo para simplificar el proceso de registro de viajeros en España. Esta herramienta digital ha sido diseñada para facilitar la comunicación entre los establecimientos de hospedaje y las autoridades, permitiendo una gestión más eficiente y segura de la información requerida por la ley. Con la implementación de SES.HOSPEDAJES, los propietarios y gestores de alojamientos pueden cumplir con sus obligaciones legales de manera más rápida y sin complicaciones, asegurando que todos los datos de los huéspedes sean registrados y enviados a las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad del Estado de forma adecuada.

El uso de SES.hospedajes no solo reduce la carga administrativa, sino que también minimiza el riesgo de errores humanos al ingresar los datos. Además, esta plataforma proporciona un entorno seguro para el almacenamiento de la información, lo cual es crucial para proteger la privacidad de los huéspedes y cumplir con las normativas de protección de datos. La integración con sistemas automatizados como Chekin o Check-in Scan, que se detallará a continuación, optimiza aún más el proceso, haciendo que el registro de viajeros sea una tarea menos tediosa y más confiable.

Si todavía no lo has hecho, aquí tienes un vídeo tutorial sobre cómo registrarte en esta plataforma:

 

Herramientas para la automatización del registro

En la era digital, la automatización se ha convertido en una solución clave para optimizar procesos y reducir errores. En el contexto del registro de viajeros, puedes facilitarte esta tarea herramientas como Chekin y Check-in Scan; las cuales han revolucionado la forma en que los establecimientos de hospedaje gestionan este requisito. Estas aplicaciones permiten a los alojamientos capturar los datos de los huéspedes de manera eficiente y enviarlos automáticamente a las autoridades competentes, integrándose perfectamente con plataformas como SES.HOSPEDAJES. El resultado es un sistema que no solo cumple con las normativas vigentes, sino que también proporciona una experiencia mejorada tanto para los operadores turísticos como para los viajeros.

La integración de ambas partes supone una sincronización directa con los sistemas de las autoridades, garantizando que el registro se realice dentro del plazo establecido y conforme a las especificaciones requeridas. Esto es especialmente relevante considerando las nuevas obligaciones impuestas por el Real Decreto 933/2021, que demandan una identificación precisa de los huéspedes y la creación de un registro informático. La automatización del registro no solo facilita el cumplimiento de estas obligaciones, sino que también ayuda a prevenir sanciones que pueden ser impuestas por incumplimientos en la comunicación de datos.

 

Cómo evitar sanciones y cumplir con la ley

Es lógico que, como propietario o gestor quieras evitar sanciones y cumplir con la ley en lo que respecta al registro de viajeros. Ya hemos comentado que el incumplimiento de las normativas puede llevar a multas económicas (las cuales varían entre los 100 y los 30 000€). Por ello, es esencial adoptar una serie de medidas preventivas y estar al tanto de las herramientas que te garantizan un registro de viajeros conforme a la ley.

En primer lugar, es fundamental familiarizarse con las disposiciones del Real Decreto 933/2021 y otras normativas aplicables. Asegúrate de que tu personal esté debidamente capacitado y que los procedimientos de registro estén bien establecidos. Además, mantén un canal de comunicación abierto con las autoridades para resolver cualquier duda o incidencia que pueda surgir. Finalmente, revisa periódicamente tus procesos para asegurarte de que siguen siendo los adecuados.

 

Requisitos para la conservación de datos de huéspedes

Una vez que has recopilado los datos de tus huéspedes, es esencial gestionar y conservar esa información adecuadamente. La ley exige que los registros se mantengan durante un periodo mínimo de tres años, por lo que es importante tener un sistema organizado que permita almacenar y acceder a los datos de forma segura y eficiente. A continuación, te proporcionamos algunas directrices clave para la conservación de datos de huéspedes:

• Almacena los datos en un formato seguro y accesible, preferiblemente en un registro informático conforme a las indicaciones del Ministerio del Interior.
• Asegúrate de que el sistema de almacenamiento cumpla con las normativas de protección de datos, garantizando la privacidad y seguridad de la información.
• Establece protocolos claros para la actualización y eliminación de datos, respetando los plazos legales y las solicitudes de los huéspedes.
• Realiza copias de seguridad periódicas para prevenir la pérdida de información debido a fallos técnicos o ciberataques.
• Capacita a tu personal sobre la importancia de la confidencialidad y el manejo adecuado de los datos personales.

El cumplimiento de estos requisitos no solo te ayudará a evitar sanciones, sino que también contribuirá a la confianza y seguridad percibida por tus huéspedes. Recuerda que la transparencia y el respeto por la privacidad son aspectos valorados por los clientes y fundamentales para el éxito a largo plazo de tu alojamiento vacacional.